Für Unternehmen – Zusammenarbeit digital gedacht

Bei vielen Großunternehmen und Mittelständlern arbeiten schon heute virtuelle Teams über moderne IT und Videotelefonie zusammen. Die Entwicklung, dass Arbeit immer stärker dezentralisiert – also ortsunabhängig – werden wird, hat zur Konsequenz, dass Unternehmen sich für neue Formen der Zusammenarbeit öffnen müssen, um weiterhin wirtschaftlichen Erfolg zu gewährleisten.

Es kursieren viele Begriffe für ein und dasselbe Modell moderner Zusammenarbeit, das in seiner Form erst seit der Digitalisierung möglich ist: Virtuelle Zusammenarbeit, Web-basierte Zusammenarbeit, verteilte Zusammenarbeit, Online-Meeting, Web-Meeting, Video-Konferenz oder trendy digitaler Arbeitsplatz, mobiles Arbeiten beziehungsweise ganz nerdy Unified Communications and Collaboration. Dennoch hat sich bis jetzt noch kein einheitlicher Begriff für dieses Phänomen der digitalen Transformation federführend eingebürgert, auch nicht der vielgelesene und -zitierte Marketingterminus UCC (Unified Communications & Collaboration).

Diese Vielfalt der Begrifflichkeiten reflektiert den Umstand, dass diese sich stets weiterentwickelnde und innovative Technik zur Zusammenarbeit verteilter Teams bis heute noch nicht vollends im Alltag der Firmen hierzulande angekommen ist. Viele haben schon davon gehört, einige haben sie schon mal ausprobiert, aber nur wenige nutzen sie stringent im Büroalltag. Die Tendenz in den großen und mittelständischen Unternehmen hin zu einer integrierten All-IP-Bürokommunikation ist allerdings steigend.

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Gemeinsam am Tisch, nur eben über den Bildschirm

Eine grundlegende Eigenschaft haben alle oben genannten Begrifflichkeiten indes gemeinsam: Man setzt sich zusammen an einen virtuellen Tisch und arbeitet miteinander an einem Projekt. Genauer gesagt: Jeder sitzt an seinem eigenen Arbeitsplatz etwa in seinem Büro oder im Homeoffice, ganz egal wo auf der Welt, und man trifft sich in einem digitalen Raum. Dort kann man Funktionen nutzen, die eine Zusammenarbeit ermöglichen und vereinfachen, genauso als würden Sie mit Ihrem Kollegen an einem Tisch im Büro sitzen. Beispielsweise können Sie gleichzeitig eine Excel-Tabelle analysieren oder gemeinsam eine Mind-Map erstellen und aus Ihrem Büro in Berlin mit der Mitarbeiterin im Homeoffice in Frankfurt und der dezentral arbeitenden Agentur in London abstimmen.

Es gibt noch viele weitere Funktionen, aber das Prinzip bleibt das gleiche. Man muss nicht mehr mit seinem Kollegen im gleichen Büro sein oder am physisch selben Meetingtisch sitzen, um gemeinsam zu arbeiten und zu kommunizieren, sondern kann dies digital, also über das Internet respektive aus der Cloud erledigen. Freilich, es gibt Grenzen: Riechen, Schmecken, Berühren, kurz gesagt: Alle sensorischen Aspekte des Zusammenarbeitens bleiben (noch) außen vor. Ob das ein Vorteil oder ein Nachteil ist, möge ein jeder für sich selbst entscheiden.

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Neuartige Herausforderungen

Auf der einen Seite vereinfacht die virtuelle Zusammenarbeit zahlreiche Aspekte der Kollaboration. Ein Beispiel: Standortübergreifende Projekte können wesentlich effizienter bearbeitet werden, weil man sich die Anfahrtszeit und die damit verbundenen Kosten spart. Ein Meeting mit einem Klienten auf der anderen Seite der Republik stellt also keinen hohen (Kosten-)Aufwand mehr dar, da man keine stundenlange Anreise mehr hat und auch eine Hotelübernachtung nicht bezahlt werden muss, sondern man sich einfach virtuell miteinander zusammensetzt. Diese moderne Form der Geschäftskommunikation bietet vielmehr die Möglichkeit, ein positives Kundenerlebnis zu schaffen, da man auch in kleinen Situationen dem Kunden dank Video-Konferenzen und Collaboration-Tools „von Angesicht zu Angesicht“ zur Seite steht.

Auf der anderen Seite fordert diese Art der Zusammenarbeit aber auch ein neues Set an Kompetenzen: Es stellt neue Anforderungen etwa an Führungspersonen, denn wie motiviere und steuere ich ein Team, dem ich nur am Bildschirm begegne? Wie fange ich eine Stimmung im Team auf, wenn jeder sich nach dem Meeting wieder ausloggt und im wahrsten Sinne des Wortes „weg vom (Bild-)Schirm ist“. Wie findet sich ein Team, wenn man nicht ab und zu zusammen in die Kantine geht?

Wir können Sie beruhigen: Es funktioniert, wenn alle Mitglieder gut zusammenarbeiten (man gewinnt oder verliert als ganzes Team). Denn auch am digitalen Schreibtisch bleibt Raum für Zwischenmenschliches. Am Anfang mag es ein wenig ungewohnt erscheinen, aber schon nach kurzer Zeit und mit etwas Fingerspitzengefühl hat man ziemlich schnell den Dreh für diese moderne Form der Kommunikation raus. Und vielleicht ist es ja dann gar nicht so schlecht, wenn man die Parfumwolken seines Kollegen nicht „in natura“ mitbekommt.

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