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Telefonieren mit Microsoft Teams – nichts leichter als das!

Wussten Sie, dass Sie mit Microsoft Teams auch im öffentlichen Telefonnetz telefonieren können? Microsoft Teams wird in vielen Unternehmen als DAS primäre Kommunikations- und Kollaborationstool eingesetzt, die externe Telefonie läuft hiervon jedoch oftmals getrennt. Die toplink GmbH aus Darmstadt bietet hierfür eine Lösung an, die beide Kommunikationsstrukturen miteinander verbindet.

In Microsoft Teams können VoIP-Anrufe (Voice over Internet Protocol) in der Grundkonfiguration nur innerhalb eines Unternehmens getätigt werden. Damit Sie auch in das öffentliche Telefonnetz PSTN (Public Switched Telephone Network) telefonieren und externe Anrufe entgegennehmen können muss eine Verbindung zwischen Microsoft Teams und dem öffentlichen Telefonnetz hergestellt werden. Das Telefonsystem von Microsoft Teams ermöglicht Ihnen die Funktionen einer PBX-Telefonanlage zu nutzen – und das alles Cloud-basiert.

Um die komplette Telefonfunktion in Teams nutzen zu können benötigen Sie einerseits einen SIP Trunk (Telefonanschluss), der sich mit dem Microsoft Teams-Telefonsystem verbinden lässt, sowie eine MS-Teams-Telefonsystem Add-on Lizenz. Toplink bietet Ihnen die MS-Teams-SIP-Trunk Lösung an und ermöglicht dadurch, Ihre Microsoft Teams Umgebung direkt an das öffentliche Telefonnetz anzuschließen. Die Telefonate werden verschlüsselt übertragen und Sie telefonieren sowohl intern als auch extern mit demselben Tool. Ebenso können Sie bei toplink alle Microsoft 365 Lizenzen buchen – unser Support hilft Ihnen gerne bei der Auswahl.
Möchten Sie von einem anderen Anbieter zu toplink wechseln, können Sie Ihre bisherigen Rufnummern zu toplink portieren. Mit der optional verfügbaren Fax-Anbindung besteht die Möglichkeit, Ihre Fax-Lösung oder klassische Fax-Geräte zu integrieren. Hierbei übernimmt das toplink-Service-Team alle Konfigurationen, um eine Fax-to-Mail Anbindung bereitzustellen.  So können Sie zukünftig Ihr Microsoft Teams für das Telefonieren in das öffentliche Telefonnetz nutzen und auf Wunsch auch eine Fax-Funktion integrieren.

Falls Sie nun Interesse an einer Beratung zu dem Thema SIP Trunk für Teams oder Microsoft Teams Lizenzen haben, kontaktieren Sie uns. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Wir von toplink ermöglichen das digitale Arbeiten von überall aus. Sie wünschen weitere Informationen? Dann kontaktieren Sie uns gerne unter vertrieb@toplink.de  oder unter der +49 6151 6275 0.

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Digitally connected
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Die Zukunft des Arbeitsplatzes: den Wandel annehmen und die Konnektivität fördern

Im Februar diesen Jahres hatten wir bereits das sogenannte „New Work“ Arbeitsmodell vorgestellt und verschiedene Szenarien dazu aufgezeigt. Nachdem heute offiziell die Home-Office-Pflicht in Deutschland endet, sollten Unternehmen jetzt drei wichtige Maßnahmen ergreifen, um den Arbeitsplatz und seinen Zweck in der Zukunft der Arbeit neu zu definieren.


COVID-19 hat den Arbeitsplatz, wie wir ihn bisher kannten, verändert. Während der physische Raum immer noch existiert, muss die allgemeine Vorstellung davon, was ein Arbeitsplatz ist und wofür er da ist, neu definiert werden. Unternehmen müssen sich bewusst mit den Veränderungen auseinandersetzen, die durch die Pandemie und die rasanten technologischen Investitionen zur Ermöglichung von Remote- und flexibler Arbeit hervorgerufen werden. Die Unternehmen müssen drei wichtige Maßnahmen ergreifen:

1. Das hybride Modell lieben lernen: das Ergebnis nach der Pandemie ist klar: ein hybrides Arbeitsmodell, bei dem ein Teil des Teams für einen Teil der Zeit außerhalb des traditionellen Büros arbeitet. Die wichtigere Frage ist: Welcher Teil des Teams muss wann und aus welchem Grund im Büro anwesend sein?

Die meisten Mitarbeiter sehnen sich nach Klarheit darüber, was in Bezug auf die Arbeitsgestaltung auf sie zukommt. Es liegt an der Unternehmensführung, den Weg für Führungskräfte und Mitarbeiter zu ebnen. Eine transparente und häufige Kommunikation, bei der die Führungskräfte eine Schlüsselrolle spielen, kann dazu beitragen, dass sich die Organisation im Gleichschritt bewegt.

In einer der kürzlich durchgeführten Umfragen zu diesem Thema wurde festgestellt, dass Unternehmen, die spezifischere Richtlinien und Ansätze für den zukünftigen Arbeitsplatz formuliert haben, einen Anstieg des Wohlbefindens und der Produktivität der Mitarbeiter verzeichnen konnten. Genauer gesagt, haben Unternehmen, welche das „Nach-COVID-19-Arbeitsmodell“ klar kommuniziert haben, einen zweifachen Anstieg des von den Mitarbeitern berichteten Gefühls der Unterstützung, einen dreifachen Anstieg des Gefühls der Einbeziehung und einen fast fünffachen Anstieg des Gefühls der individuellen Produktivität festgestellt. Der Versuch, eine Einheitslösung für alle zu erzwingen, kann sich nachteilig auf die Teams auswirken, insbesondere auf Mütter, Menschen mit niedrigerem sozioökonomischen Status und Menschen in weniger fortschrittlichen Volkswirtschaften.

2. Stellen Sie sich den physischen Raum neu vor. Das Büro der Zukunft erfordert, dass Organisationen die veränderte Grundfläche und das Layout berücksichtigen, die sich aus einem hybriden Arbeitsmodell ergeben werden. Da sich die persönliche Arbeit grundlegend ändern wird, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihr physischer Raum mit den Zielen der darin arbeitenden Menschen in Einklang steht. Kabinenaufstellungen gehören möglicherweise der Vergangenheit an und machen Platz für Bereiche der Zusammenarbeit, Innovation und Gemeinschaftsbildung.

Auch der räumliche Fußabdruck vieler Organisationen wird sich deutlich verändern. Es wurde bereits beobachtet, dass viele Unternehmen in neue Regionen umziehen, um neue Talentpools zu erschließen. So hat beispielsweise ein großes Technologieunternehmen vor kurzem angekündigt, dass einige Stellen auf unbestimmte Zeit dezentral besetzt werden können, so dass sie Talente aus dem ganzen Land nutzen können. Andere, wie z. B. ein großes Finanzunternehmen, das 60 Schreibtische pro 100 Mitarbeiter plant, überdenkt ihre Immobilienausgaben, da sie zu hybriden Arbeitsmodellen übergehen.

3. Managen Sie grundlegende menschliche Bedürfnisse. Die Umstellung auf remote work über Nacht war eines der bemerkenswertesten sozialen Echtzeit-Experimente der letzten Zeit. Es hat sich gezeigt, dass Remote-Arbeit nicht unbedingt auf Kosten der Produktivität geht. In der Tat haben viele Unternehmen von einer erhöhten Produktivität berichtet. Eine McKinsey-Analyse ergab, dass mehr als 20 Prozent der Mitarbeiter an drei bis fünf Tagen pro Woche aus dem Home Office so effektiv arbeiten könnten wie von einem Büro aus.

Remote-Mitarbeiter beklagen jedoch, dass es schwierig ist, sich mit Kollegen verbunden zu fühlen und die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben zu trennen. Einige Unternehmen befürworten remote zu arbeiten und seine Vorzüge, sind aber gleichzeitig besorgt über deren Auswirkungen auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Ein Online-Händler zum Beispiel geht auf diese Bedenken ein und erwirbt über 900.000 Quadratmeter neue Bürofläche in sechs US-Städten. Die allmähliche Rückkehr in die Büros neben der neu entdeckten Bedeutung virtueller Arbeitsräume bedeutet, dass Unternehmen Wege finden müssen, um die Konnektivität und das Zugehörigkeitsgefühl zu erhöhen, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden.

Die Beziehung zwischen Mitarbeitern und dem Arbeitsplatz hat sich in einer Weise verändert, die es erfordert, dass Unternehmen ernsthaft in die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Navigation durch ihre Vision für den hybriden Arbeitsplatz und alle Änderungen am physischen Arbeitsbereich investieren. Dies wird den Mitarbeitern helfen, Produktivität, Wohlbefinden und ein Gefühl der Verbundenheit in der sich entwickelnden Zukunft der Arbeit in Einklang zu bringen.

Wir von toplink ermöglichen das digitale Arbeiten von überall aus. Sie wünschen weitere Informationen? Dann kontaktieren Sie uns gerne unter vertrieb@toplink.de  oder unter der +49 6151 6275 0.

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Sicher telefonieren dank toplink Diensten – hosted in Germany

Fast jeder benutzt mittlerweile einen Messenger-Dienst. Sei es für private Zwecke oder geschäftlich. Gerade in Zeiten von Corona, in denen Homeoffice eine größere Rolle denn je spielt, ist es wichtig, sich mit seinen Teamkollegen regelmäßig untereinander austauschen zu können.  Das sollte bestenfalls durch benutzerfreundliche und sichere Dienste möglich sein.

Messenger Dienste und deren Datensicherheit


Der Messenger Dienst „WhatsApp“ entpuppt sich aktuell als Konkurrent von anderen großen Videokonferenzdiensten. In Zukunft soll die Verwendung der Sprach- und Videoanrufe auch auf Computern ermöglicht werden, was die meisten zurzeit wahrscheinlich über bekannte Anbieter wie „Zoom“, „Google Meet“, „Microsoft Teams“ oder „Cisco WebEx“ tun. Es ist bisher unklar, ob für dieses Angebot auch Firmenkunden angesprochen werden sollen, allerdings wäre dies bedenklich. Noch in den vergangenen Wochen war der Messenger Dienst „WhatsApp“ vermehrt in die Kritik geraten. Der Grund dafür waren die neuen Datenschutzregelungen, die in Kraft treten sollten. Aufgrund dieser anstehenden Änderungen gab es starke Proteste und viele treue Nutzer sind zu Konkurrenten wie „Telegram“ oder „Signal“ gewechselt, was bewirkte, dass die geplanten Datenschutzänderungen bei „WhatsApp“ vorerst verschoben wurden.

Messenger Dienste leiden oftmals unter der unvollständigen Einhaltung des Datenschutzes. Bei dem Anbieter wie „WhatsApp“ ist es erforderlich, sich mit einer Telefonnummer zu registrieren und so wird über die Verknüpfung des Kontaktbuches Zugriff auf die gespeicherten Telefonnummern gegeben. Auf diesem Wege gelangt der Dienstleister nicht nur an die Nutzer des Messengers, welche sich untereinander kennen, sondern hat auch Zugriff auf die dazugehörigen Telefonnummern und Mailadressen, welche sich leicht missbrauchen lassen. Im Geltungsbereich der DSGVO gelten Telefonnummern als personenbezogene Daten und sind deshalb zu schützen.

Die bisher als „sicher(er)“ wahrgenommenen Dienste wie „Signal“ oder „Telegram“ verlangen jedoch ebenfalls die Telefonnummern der Benutzer. Die Anmeldung über die eigene Rufnummer erleichtert auch hier die Kontaktsuche, die sog. Contact Discovery. Würden individuelle Benutzernamen verwendet werden, erschwere das die Contact Discovery, da man gesuchte Kontakte eben nur mit den jeweiligen Benutzernamen ausfindig machen könnte.

IP-basierte Telefonanschlüsse von toplink als sichere Lösung

Als Lösung für Telefonie im Homeoffice bietet toplink IP-basierte Telefonanschlüsse, die sogenannten SIP-Trunks an. Diese sind sehr leistungsstark und übertragen Sprachkommunikation mittels Voice over IP (VoIP) in Höchstgeschwindigkeit. Der Telefonanschluss kann sowohl für interne Telefonate, als auch für Telefonate in externe Telefonnetze verwendet werden. Die toplink SIP-Trunks (Session Initiation Protocol) sind sicher und verschlüsselt.

toplink bietet Ihnen und Ihrem Unternehmen eine zentrale Kommunikationsplattform mit individualisierter, benutzerfreundlicher Oberfläche. Jeder Mitarbeiter erhält einen mobilen Zugang zu den Geschäftsanwendungen, um seine Arbeit und die Tagesgeschäfte erledigen zu können.

Mit einer leistungsstarken digitalen Kommunikationsinfrastruktur auf Grundlage der Cloud und VoIP, steht ihrem Team in Punkten Agilität und Konnektivität nichts mehr im Wege. Durch die automatisierten Abläufe zur Datenspeicherung in der Cloud sind alle Arbeitsplätze stets auf dem neuesten Stand und verfügen über alle aktuellen Daten. Die Entwicklung und der Betrieb sind „Made in Germany“ und entsprechen zu 100% dem deutschen Datenschutzgesetz, denn die Daten in der Cloud liegen in deutschen Rechenzentren.

Falls Sie Interesse an einem sicheren, IP-basierten Telefonanschluss haben, freuen wir uns, von Ihnen zu hören. Kontaktieren Sie uns unter +49 6151/62750 oder via e-mail: info@toplink.de

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Corona-Überbrückungshilfe III: toplink unterstützt bei der Einrichtung von digitalen Arbeitsplätzen aus der Cloud

Die Corona-Pandemie stellt Gesellschaft und Wirtschaft weiterhin vor immense Herausforderungen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) und das Bundesministerium der Finanzen (BMF) haben deshalb die Überbrückungshilfen erneut verlängert und deutlich vereinfacht. Damit unterstützen sie noch mehr Unternehmen und Selbständige mit Corona-bedingten Umsatzausfällen.

Neben einigen Neuerungen werden nun auch Investitionen in die Digitalisierung (z.B. Eintrittskosten bei großen Plattformen, Umstellung auf virtuelle Telefonanlagen, etc.) einmalig bis zu 20.000 Euro erstattet. Hier kann toplink Sie bei der Einrichtung Ihrer digitalen Arbeitsplätze aus der Cloud unterstützen.

Denn unsere Aufgabe ist es, den digitalen Arbeitsplatz aus der Cloud sicher, effizient und technologisch vorausschauend zu konzipieren, zu implementieren und zu betreiben. Dabei stehen Anwenderfreundlichkeit, Verfügbarkeit, Service und Qualität im Vordergrund.

Was ist neu, wer kann die Förderung beantragen, wie stellt man den Antrag, kann man die Überbrückungshilfe III nochmal beantragen, wenn man vorher schon andere Hilfen erhalten hat?

Antworten auf all diese Fragen erhalten Sie hier: https://www.ueberbrueckungshilfe-unternehmen.de/UBH/Redaktion/DE/Artikel/ueberbrueckungshilfe-iii.html

Wichtig zu wissen ist, dass die Kosten förderfähig sind, die im Zeitraum März 2020 bis Juni 2021 angefallen sind.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für ein professionelles Setup in Ihrem Unternehmen mit kompetenter Unterstützung von einem erfahrenen Partner.

Kontaktieren Sie uns unter +49 6151/62750 oder via e-mail: info@toplink.de

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Alles spricht seit längerer Zeit von New Work – wir zeigen praxisnahe und wahrscheinliche Szenarien auf

Alles spricht seit längerer Zeit von New Work – wir zeigen praxisnahe und wahrscheinliche Szenarien auf

Es sind verschiedene Entwicklungen, welche die Arbeitswelt seit einigen Jahren fest im Griff haben und grundlegend verändern, allen voran die Digitalisierung. In Kombination mit der Globalisierung, dem Fachkräftemangel & Co führt sie dazu, dass (nicht nur) in Deutschland „anders“ gearbeitet werden wird als noch vor wenigen Jahrzehnten. Doch wie wird dieses „Anders“ in den kommenden Jahren aussehen? Viele von uns haben seit einem Jahr selbst gewisse Veränderungen bemerkt, arbeiten im Home Office oder in flacheren Hierarchien? Die Corona-Krise hat die Entwicklung sicher weiter befeuert und daher ist die Frage durchaus spannend, wie die New Work – die neue Art zu arbeiten – in den kommenden Jahren aussehen könnte.

Remote Work bzw. Arbeiten aus dem Homeoffice

Weniger örtliche Abhängigkeit, mehr Selbstbestimmung. Weniger Zeit auf der Straße, mehr Zeit für die Familie. Diese Wünsche teilen viele Arbeitnehmer und sie können durch das Arbeiten von Zuhause bzw. von irgendwo auf der Welt erfüllt werden. Immer mehr ArbeitnehmerInnen haben spätestens seit der Corona-Pandemie die Möglichkeit erhalten, im Homeoffice oder an einem anderen Ort ihrer Wahl zu arbeiten. Arbeitsort und manchmal auch Arbeitszeit können frei gewählt werden, völlig unabhängig vom herkömmlichen Büro oder in neuartig gestalteten Büroräumlichkeiten ohne feste Arbeitsplätze. Fakt ist, dass die Remote Work weiter an Bedeutung gewinnen wird und somit essentiell ist, wenn es um den Begriff der New Work geht.

Flache Hierarchien

Immer mehr Unternehmen in Deutschland machen schon jetzt vor, wie sich Hierarchien flacher gestalten, teilweise sogar vollständig auflösen lassen. Zu erwarten ist daher, dass ein Großteil der Unternehmen zukünftig demokratisch(er) organisiert sein wird. Die Selbstorganisation steht dabei im Fokus und erfordert von den MitarbeiterInnen, sich freiwillig sowie aktiv an dieser demokratischen Organisation zu beteiligen. Ein Konzept hierfür ist das Bilden von „Arbeitskreisen“, für die sich jeder freiwillig melden kann – doch auch viele weitere Modelle sind denkbar. In einigen Unternehmen reicht dieser demokratische Grundgedanke bis hin zu einer vollständigen Gleichstellung aller ArbeitnehmerInnen, beispielsweise hinsichtlich ihrer Verantwortung oder Bezahlung. Diese wird jedoch voraussichtlich auch in Zukunft eher die Ausnahme als die Regel bleiben.

Mehr FreelancerInnen

Mehr Selbstbestimmung und Selbstorganisation. Mehr räumliche und zeitliche Flexibilität. Diese Entwicklungen der New Work lassen die Grenzen zwischen einem Angestelltenverhältnis und der Arbeit als FreelancerIn zunehmend verfließen. Immer häufiger findet die Bezahlung somit nach Leistung und Ergebnissen statt, nicht mehr nach reiner Arbeitszeit oder persönlicher Anwesenheit – und das auch in Angestelltenverhältnissen mit neuartigen Arbeitsmodellen wie der Remote Work. In der Konsequenz werden immer mehr Deutsche zukünftig als FreelancerIn tätig sein, wie das bereits in den USA zu beobachten ist. Denn das Konzept bringt auch für die Unternehmen zahlreiche Vorteile wie z.B. mehr Flexibilität oder (externes) Knowhow mit sich.

Verkürzte Arbeitszeiten

Weniger arbeiten – diesen Wunsch hegen viele Menschen, bislang lässt er sich aber nur selten oder nur mit Nachteilen wie einer geringeren Bezahlung umsetzen. Auch das könnte sich in den kommenden Jahren ändern, denn eine zunehmende Anzahl an Unternehmen erkennt den Nutzen kürzerer Arbeitszeiten oder neuartiger Arbeitszeitmodelle. Der Sechs-Stunden-Arbeitstag, die Vier-Tage-Arbeitswoche und ähnliche Konzepte werden immer häufiger in Pilotprojekten ausprobiert und verzeichnen durchaus gute Erfolge. Denn weniger Arbeitszeit bedeutet nicht zwingend weniger Produktivität, dafür aber definitiv eine bessere Work-Life-Balance mit all ihren positiven Effekten wie einer höheren Motivation der MitarbeiterInnen. Da die Unternehmen angesichts des Fachkräftemangels schon jetzt Zugeständnisse machen müssen und die Digitalisierung ein flexibleres Arbeiten erlaubt, sind solche Konzepte ein wichtiger Bestandteil der New Work.

Künstliche Intelligenz

Die Künstliche Intelligenz, kurz KI, spielt ebenfalls eine wichtige Rolle bei diesem Thema. Denn sie wird die New Work in vielen Bereichen prägen, beispielsweise in der Produktion oder im Recruiting. Dass die Deutschen aufgrund der KI bald flächendeckend um ihre Jobs fürchten müssen, davon gehen ExpertInnen jedoch nicht aus. Stattdessen werden sich die Berufe verändern, sprich einige Tätigkeitsfelder werden wegfallen, andere werden sich anpassen und wieder andere gänzlich neu entstehen. Die New Work wird daher auch, aber nicht nur, aufgrund der KI und des technologischen Fortschritts in den kommenden Jahren stetige Veränderungen bedeuten und die Bereitschaft zum lebenslangen Lernen erfordern. Gleichzeitig wird die Künstliche Intelligenz den beruflichen Alltag aber auch in vielen privaten Belangen einfacher machen. Das ermöglicht mehr Produktivität und dadurch wiederum kürzere Arbeitszeiten bei gleicher Leistung. An dieser Stelle schließt sich der Kreis und es wird eines klar: Alle Entwicklungen der New Work greifen wie Zahnräder eines Uhrwerks ineinander.

Unser Fazit

All diese Entwicklungen ziehen also weitere Veränderungen oder Neuerungen nach sich. Die Arbeit im Homeoffice lässt beispielsweise die Kommunikation auf digitale Kanäle abwandern, wodurch wiederum der Trend zum virtuellen Team entsteht – um nur ein Beispiel von vielen zu nennen. Genau deshalb ist New Work so schwierig in wenige Worte zu fassen, denn sie zieht sich wie ein wiederkehrendes Motiv durch die gesamte Arbeitswelt. Und betrifft schlussendlich alle Arbeitgeber, ArbeitnehmerInnen und Selbständige. Unterm Strich ergeben diese Entwicklungen ein positives Bild und somit lässt sich zusammenfassend sagen: New Work macht die Arbeit in vielerlei Hinsicht besser. Sie kommt allerdings nicht ohne Herausforderungen, welche in den kommenden Jahren gemeistert werden müssen. Sie wird daher nicht plötzlich, sondern schleichend Einzug in den Arbeitsalltag halten. Die Corona-Pandemie hat für viele Deutsche diesbezüglich bereits einen großen und merklichen Schritt in die Richtung der New Work entfacht.

Möchten Sie erfahren, welche Lösungen wir von toplink für New Work anbieten? Kontaktieren Sie uns gerne unter +49 6151/62750 oder via e-mail: info@toplink.de

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4 Tipps zur Gestaltung von Videokonferenzen am Beispiel Microsoft Teams

Um Ihnen den Arbeitsalltag aufgrund der momentanen Verhältnisse und auch im sonstigen Geschäftsleben ein wenig zu erleichtern, bietet toplink neben den vielseitig wählbaren Telefonieprodukten auch die Möglichkeit einer virtuellen Videokonferenz, um Anregungen, Fragen und Lösungen direkter miteinander zu besprechen.

Um dahingehend ein klares Bild in der Videokonferenz zu schaffen, ist es natürlich wichtig und notwendig die optimalen Bedingungen für das Meeting vorzubereiten. Dazu tragen vor allem die richtige Beleuchtung, die Position der Kamera, das Sitzarrangement und der Hintergrund bei.

Tipp 1: Die richtige Beleuchtung

Wer seine Professionalität hinter der Kamera nicht verlieren möchte, sollte immer gut und klar zu erkennen sein, das heißt: ein Platz mit blendendem Gegenlicht ist weniger von Vorteil. Dasselbe gilt für einen zu dunkel gewählten Standort, bei dem Gesichtszüge und Mimik kaum erkennbar sind.

Wir empfehlen daher eine rundum gleichmäßig, helle und freundliche Umgebung, ohne direkte und blendende Sonnen- oder Lichteinstrahlung.

Tipp 2: Die Position der Kamera

Ebenso wichtig ist die Position der Kamera. Es sollte immer nur das für die Beteiligten zu sehen sein, was für das Meeting relevant ist und nicht zu Ablenkungen führt (siehe Tipp 4). Fortführend ist es wichtig, dass nicht nur die Hälfte des Gesichts des Gesprächspartners zu sehen ist, um Missverständnisse zu vermeiden und eine persönlichere Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Dies gilt auch für Objekte oder Produkte, die in der Videokonferenz vorgestellt und gezeigt werden.

Tipp 3: Das Sitzarrangement

Neben der richtigen Beleuchtung und der Positionierung der Kamera, ist die eigene Körperhaltung das A und O. Eher unpraktisch und unseriös wäre das Auftreten auf dem Sofa liegend oder in der Küche essend. Wir raten Ihnen Ihre Videokonferenz auf einem höhenverstellbaren Stuhl an einem Schreibtisch zu führen. Hier kann die eigene Erscheinung individuell eingestellt werden und es besteht die Möglichkeit seinem Gegenüber aufrecht und gerade entgegen zu treten.

Tipp 4: Das Umfeld

Um ein professionelles Geschäftsmeeting zu führen, sollte vor allem der Hintergrund bewusst gewählt werden. Demnach bietet sich ein ruhiges Gästezimmer mit weißen Wänden eher an, als ein Kinderzimmer mit Postern an der Wand. Der Hintergrund sollte auf Ihre Zuschauer ansprechend und ruhig wirken und diese nicht verwirren oder ablenken. Auch Störfaktoren wie bellende Hunde oder hereinplatzende Kinder fördern die Arbeitseffizienz nicht.

Mit MS Teams ist es möglich, bei nicht idealen Hintergrundverhältnissen diesen entweder weich zu zeichnen oder einen anderen Hintergrund einzublenden.

In diesem Sinne wünschen wir Ihnen viel Spaß und Erfolg bei Ihrer nächsten Microsoft Teams Videokonferenz und der Umsetzung unserer Tipps!

Möchten Sie mehr über Microsoft Teams erfahren, kontaktieren Sie uns gerne!

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toplink im Home-Office Part 2: So lief die Umstellung von Skype for Business auf Microsoft Teams

Skype for Business wird zum 31. Juli 2021 eingestellt. Aus diesem Grund stehen viele Unternehmen kurz vor oder mitten in der Umstellung von Skype for Business auf Microsoft Teams. Das Kommunikations- und Kollaborations-Tool bietet viele Vorteile gegenüber dem chatbasierten Telefonclient. Auch wir von toplink nutzen seit einiger Zeit Microsoft Teams – jedoch mussten wir während der Hochphase der Corona-Krise, als noch alle Mitarbeiter im Home-Office waren, umstellen. Wie diese Umstellung lief und vor welchen Herausforderungen wir standen, hat uns S. Hanauer aus der internen IT genauer erzählt.

Frage: Während der Anfangszeit haben alle Mitarbeiter von toplink mit Skype for Business gearbeitet. Dann haben wir – für uns – ziemlich plötzlich Microsoft Teams eingeführt. Wie kam das?

S. Hanauer: Das Projekt war schon bereits vor der Corona-Krise geplant, jedoch lag der geplante Zeitraum deutlich später. Während der Corona-Krise haben wir allerdings schnell festgestellt, dass Skype for Business nicht die geforderten Kapazitäten hatte, um problemlos und für unser Unternehmen ausreichend zu funktionieren. Deswegen haben wir die Umstellung beziehungsweise die Implementation von Microsoft Teams vorgezogen.

Frage: Welche Vorteile bietet Microsoft Teams deiner Meinung nach?

S.H.: Microsoft Teams biete vielerlei Vorteile. Ein wichtiger Vorteil ist meiner Meinung nach die geringe Störanfälligkeit, die vor allem im Home-Office wichtig ist, um problemlos remote arbeiten zu können. Hinzu kommen neue, sinnvollen Features, die zum agilen Arbeiten am digitalen Arbeitsplatz beisteuern. Darunter fallen die Erstellung von Kanälen, in welchen Projekte gemanagt, projektbezogene Aufgaben verteilt sowie Dateien geteilt und gleichzeitig bearbeitet werden können. Des Weiteren bietet es eine qualitative Steigerung in Audio und Video. Wir haben mit Microsoft Teams bereits des Öfteren Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern halten können, ohne dass Probleme aufgetreten sind.

Frage: Konnte man direkt problemlos mit der Unternehmenstelefonnummer telefonieren?

S.H.: Tatsächlich hat es direkt auf Anhieb problemlos funktioniert. Dennoch haben sich diverse Nöte bei der Verwendung von MS Teams herauskristallisiert können – unter anderem das wir zusätzliche Features benötigen, die wir sehr schnell mit integrieren konnten, sodass wir bestmöglich damit arbeiten können.

Frage: Welche besonderen Herausforderungen gab es bei der Umstellung?

S.H.: Ich würde behaupten, dass es prinzipiell keine Herausforderungen gab. Der Übergang zu Microsoft Teams hat sehr schnell funktioniert: Der Mitarbeiter hat per Mail einen Link erhalten, unter welchem er sich anmelden konnte. Per Desktopfreigabe konnten wir dann alle Einstellungen innerhalb von nicht mal fünfzehn Minuten durchführen und schon konnten unsere Mitarbeiter problemlos arbeiten. Sicherlich hatte der eine oder andere zu Beginn mal ein kleines Problem bei der Anmeldung, jedoch konnten wir dies immer schnell beheben.

Frage: Wie lange hat der Prozess insgesamt gedauert?

S.H.: Alles in allem hat es etwa ein bis zwei Tage gedauert. Die Einrichtung ist dabei nicht das Schwierige, sondern die Synchronisation der Cloud. Bis die Einstellungen vollständig übernommen wurden, hat es schon einige Zeit gedauert.

Frage: Warum würdest du unseren Kunden raten auch auf Teams umzustellen?

S.H.: Teams ist ein Tool, das vielerlei Features bietet, welche essenziell für das agile Arbeiten am digitalen Arbeitsplatz sind. Neben den Vorteilen, die ich eben genannt habe, ist die Verknüpfung mit allen Microsoft Anwendungen und Diensten ein ausschlaggebendes Argument. Außerdem wird Microsoft Teams immer weiterentwickelt. Seit kurzem kann man beispielsweise den Hintergrund in Videokonferenzen ändern und sogar eigene Bilder einfügen.

Frage: Wie ist dein Eindruck: Klappt das Arbeiten mit Microsoft Teams gut oder gibt es noch Schwierigkeiten?

S.H.: Mein Eindruck ist, dass die Arbeit mit Microsoft Teams sehr gut funktioniert. Sicherlich ist es noch ungewohnt. Man muss sich an die neuen Funktionen gewöhnen und sich erst einmal einarbeiten. Dennoch sehe ich das als kein Hindernis für unser und andere Unternehmen.

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5 Fehler, die Sie im Home-Office vermeiden sollten

Fehler 1: Die falsche Wahl des Arbeitsplatzes

Der falsche Arbeitsplatz kann negative Auswirkungen auf Ihre Arbeit haben. Vermeiden Sie daher, im Chaos zu arbeiten. Richten Sie sich stattdessen einen festen Arbeitsplatz ein (idealerweise in einem ruhigen Raum ohne Ablenkungsmöglichkeiten). Je weniger Lärm um Sie herum ist und je weniger Ablenkung Sie bei der Arbeit haben, desto besser können Sie sich konzentrieren und desto effizienter wird auch Ihre Arbeit.

Fehler 2: Im Schlafanzug arbeiten

Es mag verlockend sein, aber es ist dennoch nicht sinnvoll, während der Arbeit den Schlafanzug anzubehalten. Und das aus mehreren Gründen. Zum einen ist davon auszugehen, dass Sie mit einer anderen Haltung arbeiten, wenn Sie im Schlafanzug vor dem Bildschirm sitzen. Zu bequeme Kleidung verleitet leider schnell zu bequemer Arbeit – und das mindert unter Umständen die Effizienz der Arbeit. Dabei geht es nicht darum, dass Sie sich im Anzug an den Heimarbeitsplatz setzen müssen. Dennoch sollten Sie Kleidung tragen, mit der Sie sich theoretisch auch auf der Straße blicken lassen würde. Probieren Sie es aus – es macht bestimmt einen Unterschied.

Fehler 3: Keine geregelten Strukturen

Auch oder vor allem das Arbeiten im Home-Office braucht gewisse Regeln und Strukturen. Zwar wird gerne die Flexibilität dessen betont, jedoch darf man dabei die dadurch resultierenden Gefahren nicht unterschätzen. So ist es sinnvoll, sich an bekannte Rahmenbedingungen des Arbeitens im Büro zu halten: Arbeitszeiten sollten eingehalten, Tagesziele festgelegt und der Anwesenheitsstatus durchgängig gepflegt werden. Der Chef sowie Ihr Team sollten stets sehen, wann Sie zu erreichen sind und wann nicht. Gleichzeitig macht es Sinn, dass Sie sich Pausen einplanen und diese dann auch wie geplant machen. Egal ob im Büro oder auf der Arbeit – Pausen sind wichtig, um kurz den Kopf frei zu bekommen und danach von Neuem konzentriert weiterarbeiten zu können. Daher raten wir dazu, diese auch streng einzuhalten, ohne währenddessen die Mails zu checken oder doch noch einen Business Call abzuhalten.

Fehler 4: Keine Kommunikation mit dem Team

Wichtiger denn je ist nun auch die Absprache im Team. Egal ob per Telefonkonferenz oder Videocall: Ihr Team braucht Kommunikation. Und dabei geht es sowohl um interne Belange als auch um private Angelegenheiten. Denn ein Team arbeitet nur dann gut miteinander, wenn Absprachen funktionieren und der persönliche Kontakt gepflegt wird. Fragen Sie daher auch mal bei Ihren Kollegen nach, wie es ihnen geht. Setzen Sie regelmäßige Jour Fix an, bei denen Sie sowohl einen virtuellen Kaffee miteinander trinken als auch offene Fragen und To Do’s klären können. So können Missverständnisse verhindert und Beziehungen aufrechterhalten werden.

Fehler 5: Keine Bewegung

Zwar sind wir in unserem Tun und Handeln in der derzeitigen Corona-Krise eingeschränkt, aber dennoch ist und bleibt es wichtig, auf Bewegung zu achten. Nutzen Sie Ihre Pause gerne für einen kleinen Spaziergang (natürlich allein!) oder, um in der Wohnung ein paar Wege zu machen. Dadurch wird der Kreislauf angeregt und der Körper aus der starren Sitzhaltung am Schreibtisch geholt. Haben Sie Kinder? Dann nutzen Sie die Zeit, um mit ihnen ein wenig zu toben. Haben Sie einen Hund? Dann ist die Mittagspause der richtige Zeitpunkt, um mit dem Hund eine Runde an die frische Luft zu kommen. Jede Art von Bewegung tut Ihnen sowohl physisch als auch psychisch gut.

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toplink im Home-Office Part 1: Der plötzliche Umstieg

Seit nun über einem Monat sind die Mitarbeiter von toplink im Home-Office. Wir haben bei Juliane B., Marketing Communications Managerin, mal nachgehorcht, wie sie die Umstellung aufgrund der Corona-Krise erlebt hat und welche Herausforderungen sich für sie daraus ergeben haben.

toplink: Du warst eine der ersten Personen, die von heute auf morgen im Home-Office arbeiten sollte, weil du mit den öffentlichen Verkehrsmitteln kommst. War das Arbeiten zu Hause neu für dich oder hast du schon vorher Erfahrungen mit Home-Office gemacht?

J.B.: Für mich war es tatsächlich nicht ganz neu. Bei meiner vorherigen Arbeitsstelle habe ich regelmäßig im Home-Office gearbeitet, da das damalige Unternehmen – IT-Systemhaus wohlgemerkt – schon sehr modern in ihrer technischen Infrastruktur und ihrer Unternehmenskultur war. Da war das völlig normal. Bei toplink haben wir das nicht ganz so regemäßig gemacht, aber dennoch war es schon vor dieser kritischen Zeit überhaupt kein Problem. Von daher: Ja, ich habe schon vorher bereits Erfahrungen mit Home-Office gemacht.

toplink: Welche technischen Mittel standen dir denn direkt zur Verfügung?

J.B.: Bei toplink hat jeder von uns einen Laptop und ein Headset. Beides sollten wir, als diese ganze Corona-Thematik begonnen hat, sicherheitshalber immer mit nach Hause nehmen. Bedeutet, ich konnte direkt problemlos zu Hause arbeiten.

toplink: Haben dir gewisse Dinge gefehlt, um remote arbeiten zu können?

J.B.: Manchen hätte vielleicht ein zweiter Bildschirm gefehlt, aber wenn ich ehrlich bin, arbeite ich sehr gut an meinem Laptop. Ist aber Geschmackssache. Die anderen, die erst ein zwei Wochen nach mir ins Home-Office geschickt wurden, sollten auch einen weiteren Bildschirm mitnehmen. Ist natürlich mit dem Auto einfacher als mit der Bahn.

toplink: Gibt es denn aufgrund des Home-Offices Probleme mit der Zusammenarbeit innerhalb deines Teams?

J.B.: Ich merke zumindest nichts davon. Ich spreche mich regelmäßig mit meinen Teamkolleginnen und -kollegen aus dem Unternehmen ab. Gerade jetzt, wo man sich nicht jeden Tag in der Küche oder auf dem Flur trifft, finde ich das sehr wichtig.

toplink: Und wie hast du dann jemanden aus deinem Team oder auch Externe erreicht? Nutzt ihr ein bestimmtes Communications & Collaboration Tool?

J.B.: Zu Beginn der Corona-Krise haben wir noch mit Skype for Business gearbeitet. Ein super Kommunikations-Tool, mit dem man sich problemlos per Chat, Telefon oder Video austauschen kann. Allerdings ist Skype for Business auch an seine Grenzen gekommen, weswegen wir uns dazu entschieden haben langfristig mit Microsoft Teams zu arbeiten. Dank unseres speziellen Telefonanschlusses, welcher direkt an Microsoft Teams angebunden werden kann, konnte ich problemlos mit der Nummer meines Unternehmens weiter telefonieren – und das sowohl intern als auch extern. Absprachen sind also definitiv kein Problem mehr.

toplink: Wie sicher ist die Arbeit denn mit dem Telefonanschluss von toplink über Skype for Business beziehungsweise Microsoft Teams?

J.B.: Alle toplink-Telefonanschlüsse werden durchgängig auf mögliche Missbräuche überwacht – egal, von wo man arbeitet. Sowohl unsere Kunden als auch wir haben damit nur gute Erfahrungen gemacht. Ich sehe da also keine Probleme.

toplink: Hattest du zu Beginn das Gefühl, etwas zu verpassen, weil du nicht vor Ort warst, andere aber schon?

J.B.: Es ist schon seltsam, wenn andere normal im Büro arbeiten und man selbst nicht vor Ort ist. Auf Dauer würde ich das auch nicht wollen. Zwar liefert uns vor allem Microsoft Teams noch mal neue Möglichkeiten, um mit meinem Team virtuell zu kommunizieren, aber es ist dennoch etwas anderes, die Kollegen „in echt“ zu sehen und zu sprechen.

toplink: Kannst du dir also nicht vorstellen auf Dauer Home-Office zu machen?

J.B.: Ab und zu mal Home-Office finde ich sehr praktisch. Bin ich auch ein großer Fan von – vor allem, weil es dank unserer technischen Infrastruktur so gut funktioniert. Aber wochenlang am Stück, so wie jetzt, das muss nicht sein.

toplink: Du bist also insgesamt zufrieden mit der technischen Infrastruktur, die dir von toplink zur Verfügung gestellt wurde oder fehlt dir etwas?

J.B.: Ich bin tatsächlich sehr zufrieden – vor allem mit Microsoft Teams. Ansonsten fehlt mir nichts. Ich kann zum Glück alles machen, was ich für meinen Job im Marketing machen muss. Da haben wir es wirklich gut.

toplink: Vielen Dank für das Gespräch!

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So einfach können Sie ihren Mitarbeitern Home-Office ermöglichen

Das Coronavirus breitet sich verstärkt in Deutschland aus. Mutmaßungen, dass sich bis zu 70% am Virus anstecken, stehen im Raum und üben Druck auf Unternehmen aus. Die Herausforderung: ein Notfallplan muss her – und das so schnell wie möglich. Dabei geht es ganz klar um das Thema Home-Office. Denn eins ist sicher: Sollte der Ernstfall eintreten, müssen Unternehmen weiterhin im Stande sein, ihr Tagesgeschäft zu verrichten – egal, an welchem Standort.

New Work, Digital Workplace, Digital Workspace – der digitale Arbeitsplatz und das digitale Arbeiten sind lange keine Fremdbegriffe mehr. Zwar wurden sie ursprünglich nicht für Notfallszenarien ins Leben gerufen, aber dennoch sind derzeit jene Unternehmen im Vorteil, die schon längst auf die neue Arbeitsweise umgestiegen sind. Erschreckend dabei ist nur, dass der Anteil deutscher Unternehmen, die bereits Home-Office im Unternehmen anbieten, sehr gering ist. Jene, die jetzt Nachholbedarf haben, sind jedoch auch nicht verloren. So gibt es verschiedene Anbieter, welche die technologische Infrastruktur bereitstellen. Dazu gehören verschiedene Lösungen: von Microsoft 365 über das Telefonsystem und Audiokonferenz Add-on bis hin zum passenden – idealerweise internationalen – IP-Telefonanschluss.

Die richtige Vorsorge ist somit das A und O. Und zu dieser gehört nicht nur die Schulung der Mitarbeiter, sondern ebenfalls – oder vor allem – die richtige Technik. Doch wie sollten Sie am besten vorgehen?

Im ersten Schritt geht es um die Zieldefinition

Welches Ziel verfolgt Ihr Unternehmen? Welche Maßnahmen müssen sowohl kurzfristig als auch langfristig geplant werden, um die Ansteckungsgefahr Ihrer Mitarbeiter zu minimieren? Wie kann die Arbeitsfähigkeit gesichert werden? Welche möglichen Sonderregeln und -wünsche kann es geben? All das muss geklärt und an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Dabei gilt: Je klarer und überzeugender kommuniziert wird desto besser.

Abstimmung der Home-Office-Lösung

Es ist wichtig, dass Sie sich Gedanken darüber machen, mit wem jegliche Home-Office-Lösungen abgestimmt werden sollten. Mit dem Vorstand, der Geschäftsleitung und dem Aufsichtsrat? Wie sollen Führungskräfte und Mitarbeiter miteinbezogen werden? Wie sieht es mit der HR- und IT-Abteilung aus? Unsere Empfehlung lautet, Mitarbeiter in den Prozess miteinzubeziehen und nicht von oben herab Anweisungen zu geben. Sie brauchen Konsens im Unternehmen.

Kommunikations-Technologie für das Home-Office aussuchen

Um im Home-Office arbeiten zu können, müssen gewisse technologische Voraussetzungen gegeben sein. Ein stabiler Internet-Anschluss sowie mobile oder stationäre Endgeräte (PC oder Tablet sowie Headset) sind dabei einleuchtend. Ebenso sollte jedoch ein IP-Telefonanschluss (VoIP) sowie eine einheitliche Software für File- und Desktopsharing, Chats, Telefon- und Videokonferenzen vorhanden sein.

Bei der Umstellung gibt es einiges zu beachten

Viele Unternehmen in Deutschland sind noch nicht an das Arbeiten im Home-Office gewöhnt: In Deutschland sind es gerade mal 5%, während in Finnland bereits 13% der Unternehmen auf Home-Office-Lösungen setzen (Quelle: Statista). Es ist daher wichtig, Mitarbeiter zu schulen und gewissen Rahmenbedingungen, wie Arbeitszeiten und Erreichbarkeit, Kommunikation oder

Feedbackschleifen abzustimmen. Wichtig hierbei: Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und sehen Sie auch über anfängliche Fehler hinweg. Gerade in ungewohnten Situationen ist es als Chef wichtig Empathie zu zeigen.

Der Chef sollte seine Präsenz auch virtuell zeigen

Da Sie als Chef nun nicht mehr Face-to-Face mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren können, sollten Sie versuchen, Ihre Präsenz anderweitig zu zeigen. Vor allem in schwierigen Zeiten. Daher unser Tipp: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie es ihnen geht und zeigen Sie, dass Sie auch in der Krise souverän, empathisch und angemessen führen können.

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