Was ist eine virtuelle Telefonanlage?

Dass man mit dem Festnetztelefon, dem Mobiltelefon und anderen digitalen Medien sowie dem Computer telefonieren kann, ist hinlänglich bekannt. Was aber ist eine virtuelle Telefonanlage und welche Vorteile bietet sie?

Warum virtuell telefonieren?

Egal, ob es sich um ein kleines, mittelständisches oder großes Unternehmen handelt und in welcher Branche man tätig ist – ohne eine Telefonanlage kommt man einfach nicht aus. Sie dient der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner und der internen Kommunikation im Betrieb. Oft handelt es sich um eine zentrale Anlage, an die alle Anschlüsse in verschiedenen Räumen mit ihren jeweiligen Rufnummern und Telefonen gekoppelt sind. Klassische Telefonanlagen werden von einem Anbieter gekauft und eingerichtet und müssen in der Regel auch gewartet werden. Pro Nutzer wird ein Apparat benötigt und diese Nebenstelle ist meist von einem Techniker anzuschließen, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird. Die Telefonanlage kann Zeit und Geld in Anspruch nehmen und zum Problem werden, wenn ein Defekt vorliegt.

Als Alternative hierzu haben sich virtuelle Telefonanlagen etabliert, wobei diese in Deutschland bisher noch einen neuen Trend darstellen. Sie bedienen sich der Funktionsweise der VoIP-Telefonie, bei dem das Internet der Übertragung von Gesprächen dient. Eine virtuelle Telefonanlage macht sich ebenfalls das Internet zunutze und ist mit einer Software verbunden. Ein Provider stellt diese Telefonanlage zur Verfügung und installiert sie auch in der Regel. Der größte Vorteil der virtuellen Telefonanlagen ist die Flexibilität und Einfachheit. Lediglich die Nutzung steht an, keine Wartung. Kommen neue Mitarbeiter hinzu oder ändert sich die Unternehmensstruktur, ist ein schneller, unkomplizierter Anschluss an die Internet-basierte Telefonanlage möglich.

So funktioniert die IP-Telefonie mit einer virtuellen Telefonanlage

Sie benötigen im Betrieb für die Internet-Telefonie (IP-Telefonie) keine spezielle Hardware oder Server, sondern lediglich eine Internetverbindung sowie eine virtuelle Telefonanlage (auch IP-Telefonanlage genannt). Die Internetverbindung sollte möglichst schnelle Übertragungsraten haben, wie es beispielsweise bei einem VDSL-Anschluss der Fall ist, damit Sie reibungslos telefonieren können. Der Betreiber (Provider) nutzt IP-Netze und große Server, um die virtuelle Telefonanlage bereitzustellen. Das VoIP-Telefon wird per Ethernet-Kabel ins Firmennetzwerk eingehängt und mit dem Internet-Router verbunden. Eingerichtet wird der virtuelle Telefondienst über das Internet im Browser, wobei der Provider Konfigurations-Tools bereitstellt, mit denen Kunden z.B. die folgenden Aspekte regeln können:

  • Rufweiterschaltung
  • neue Nebenstellen einrichten
  • Rufnummern verwalten
  • Anrufbeantworter einschalten
  • SMS verschicken
  • Nachrichten abhören
  • Ansagen für Warteschlangen hochladen
  • Melodien verwalten

Das Web-Interface dient oft auch dazu, die SIP-Zugangsdaten anzuzeigen, ein Softphone herunterzuladen, aktive Endgeräte anzuzeigen und den Anschluss zu überprüfen. Nicht nur macht dies die Bedienung für den Administrator – und für die Angestellten mit eingeschränktem Zugriff – einfacher, sondern die virtuelle Telefonanlage im Internet ermöglicht auch Kostenersparnisse, z.B. bei der virtuellen Zusammenarbeit mit Personen im Ausland. Man zahlt nur das, was man wirklich pro Nebenstelle nutzt. Ist das VoIP-Telefon einmal beim Provider angemeldet, kann man ortsunabhängig mit den Benutzerdaten virtuell telefonieren und das kostengünstig oder sogar kostenlos (innerhalb des Unternehmens). Wer vom Home-Office aus telefoniert oder mobil – sogar aus dem Ausland – Gespräche führt, kann ebenso auf die virtuelle Telefonanlage zugreifen.

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