„Collaboration“ ist der in der Wirtschaft heutzutage verwendete Begriff für Zusammenarbeit. Diese ist durch den Einsatz digitaler Anwendungen und einen hohen Vernetzungsgrad gekennzeichnet. Wo sich die Menschen befinden, spielt bei standortübergreifender und interdisziplinärer Zusammenarbeit keine Rolle mehr. Mehrere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können an einer Aufgabe oder einem komplexen Projekt gemeinsam arbeiten. Dabei sind Teams, die zusammenarbeiten, in der globalen Arbeitswelt in Konzernen und mittelständischen Unternehmen oft international verteilt. Je nach Bedarf werden ergänzend externe Dienstleister in die Projetarbeit integriert. Digitale Anwendungen und gemeinsam genutzte Datenquellen sind die Basis für Collaboration. Innovationen werden maßgeblich durch Austausch kreiert. Die Digitalisierung unterstützt die aktive Kommunikation eines Teams durch adäquate, für alle verfügbare Tools. Erfolgreiche Collaboration bedarf der richtigen „Werkzeuge“ auf der IT-Seite, damit Komfortmerkmale und Tempo in der Zusammenarbeit möglich werden.
Der Branchenverband Bitkom hat im Jahr 2018 über 1.100 Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern einer Umfrage in Bezug auf deren Realisierung der digitalen Arbeitsplätze unterzogen.
Das Ergebnis zeigt einen repräsentativen Eindruck: 67% der Unternehmen schätzen sich in Bezug auf die Arbeitsplätze als digital ausgestattet ein. Der Verband hat über diese Studie und anderen Austausch mit Unternehmern festgestellt, dass es einen Unterschied im Digitalisierungsverständnis gibt. Größere Unternehmen setzen Digitalisierung mit Folgendem gleich: Automatisierung von betrieblichen Geschäftsprozessen, neue digitalisierte oder digitale Produkte als Portfolio-Aufwertung oder dessen Erweiterung. Eine Transformation der Unternehmenskultur spielt bei den größeren Unternehmen eine entscheidende und gewollte Rolle. Mittelständische und kleinere Unternehmen betrachten bereits eine elektronische Buchführung oder die elektronische Speicherung von Dokumenten als Digitalisierung. Die Studie hat bestätigt, dass die Akzeptanz von Online-Meetings und Videokonferenzen im Vergleich zum Vorjahr zunahm (von 40% auf 48%).
Collaboration wird als die nächste Stufe der Kommunikation angesehen. Gardner prognostiziert, dass der Collaboration-Markt bis 2021 weltweit 4,9 Mrd. US-Dollar erreichen wird. Die unterstützende Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist die Basis für extrem flexibles Arbeiten und räumlich getrenntes Zusammenarbeiten.
Voraussetzungen für virtuelle Zusammenarbeit
Für Mobilität und flexibles Arbeiten ist Konnektivität die Voraussetzung, damit die Beteiligten, unabhängig davon, wer sich im Büro, Home-Office oder auf Geschäftsreise befindet, die gleichen Kommunikations- und Collaboration-Tools benutzen können.
Die heutige Dynamik in der Wirtschaft braucht einen aktiven Austausch in den Unternehmen selbst, mit Geschäftspartnern und mit anderen Personen. Teamfähigkeit hat einen positiven Einfluss auf die Zusammenarbeit in einer Gruppe und die Kommunikationskultur in einem Unternehmen. Die technischen Möglichkeiten der Kommunikation sind hierbei ein entscheidender Erfolgsfaktor. Kommunikation innerhalb der Collaboration findet auch zeitversetzt statt. Der Einsatz einer Group-Ware-Lösung, in der „Chats“ dokumentiert sind, ist sinnvoll.
Eine wichtige Voraussetzung für gute Resultate ist der gemeinsame Informationsstand. Informationsmaterial ist über Desktop-Sharing für mehrere Personen einsichtig. Diverse Dokumente wie Projektbeschreibungen, Arbeitsmaterial werden zentral gespeichert. Verschiedene Aufgaben und der aktuelle Bearbeitungsstatus werden laufend festgehalten. Alle erforderlichen Dateien für ein Projekt sind meistens in einer Cloud abgelegt. Einen Digitalen Arbeitsplatz charakterisiert eine Plattform, die jederzeit Zugang zu Informationen bietet und Tools als auch Dienste ortsunabhängig bereitstellt. Im besten Fall sind die Benutzeroberflächen für alle Beteiligten gleich. Ein Wechsel zwischen den eingesetzten Tools sollte unterbrechungsfrei funktionieren.
Effekte des Einsatzes digitaler Technologien
Ein digitaler Arbeitsplatz motiviert Menschen der älteren Generation. Für die jüngere Generation, die sogenannten “Digital Natives“, macht es Arbeitgeber attraktiver. Mitarbeiter steigern ihre Effektivität beim Arbeiten, indem sie schnelleren Zugang zu Information und jederzeit Zugriff auf zentral abgelegte Daten haben. Arbeitsprozesse werden so optimiert. Bei Collaboration geht es darum, für bestmögliche Ergebnisse unterstützende Applikationen und Tools bereitzustellen. Daten und Entwürfe bearbeiten Meeting-Teilnehmer am Bildschirm direkt gemeinsam. Der Einsatz von Collaboration Tools wie “Microsoft Teams“ begünstigt eine Innovationskultur. Es führt beispielsweise zu deutlicher Zeitersparnis, indem Online-Meetings schnell einberufen und realisiert werden können.
Einfluss auf die Unternehmenskultur
Es geht kein Weg daran vorbei, die Mitarbeiterschaft auf dem digitalen Weg mitzunehmen. Manche Menschen befürchten, den Faktor menschliche Begegnung einzubüßen, wenn primär über digitale Tools kommuniziert wird. Viele schätzen die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht im Büro. Menschen sind es so gewohnt und manche zeigen sich Veränderung gegenüber skeptisch. Es ist vor dem Hintergrund sinnvoll, Mitarbeiter bei der Auswahl der Tools und Möglichkeiten des digitalen Arbeitsplatzes in der Evaluierungsphase einzubinden. Das Bewusstsein, dass die digitale Technik dem Menschen dient und ihn nicht beherrscht, trägt zu Offenheit und Akzeptanz in der Mitarbeiterschaft bei. Der digitale Arbeitsplatz bedeutet für Arbeitgeber eine Investition in die empfundene Arbeitsqualität. Wie praktisch und komfortabel eine Kommunikation und gemeinsames Arbeiten mit digitalen „Werkzeugen“ sein kann, stellt sich als positive Erfahrung im Arbeitsalltag in der Regel sehr schnell ein.
Die zunehmende Akzeptanz von Collaboration-Tools und Unified Communication kann toplink als Digital Workplace Anbieter bestätigen. Es gibt verschiedene Produkte, die Kommunikation und effiziente Zusammenarbeit unterstützen.