10 Tipps für Ihre erfolgreiche Telefonkonferenz

In der heutigen digital vernetzten Welt steht räumliche Distanz einem guten Ergebnis der Teamarbeit nicht mehr im Weg. Denn Telefonkonferenzen, kurz Telkos, bieten eine ideale Lösung für geschäftliche Meetings und Gespräche, die ohne physische Anwesenheit der Kollegen oder Geschäftspartner stattfinden können. Damit ein Telefonmeeting aber erfolgreich verläuft, sollten die Teilnehmer einigen einfachen Regeln folgen.

Tipps für Telefonkonferenz Dienste von toplink Telefonkonferenzen mit myTelco führen Sie schnell und einfach – ohne Anmeldung – mit beliebig vielen Teilnehmern – von unterwegs oder Festnetz und PIN-geschützt.

Wir haben für Sie die wichtigsten Tipps für einen effizienteren Ablauf Ihrer Telefonkonferenz zusammengestellt:

1. Klären Sie vor der Telko die technischen Voraussetzungen

Wenn mehrere Teilnehmer Ihrer Telefonkonferenz sich an einem Standort befinden, ist es sinnvoll einen Besprechungsraum mit der entsprechenden Technik zu reservieren. Dadurch können Sie eine ruhigere Umgebung und gleichstimmigere Arbeit sichern. Bei der Wahl des Telko-Anbieters berücksichtigen Sie unbedingt die eingesetzten Sicherheitsstandards, sodass Ihre persönlichen Daten vertraulich bleiben. Ein entscheidender Vorteil von Telkos: Ganz gleich, ob Sie unterwegs sind oder sich im Büro bzw. zu Hause befinden – eine Telefonkonferenz erreichen Sie sowohl mobil, als auch über jedes Festnetztelefon.

2. Nicht nur technische Vorbereitungen sind erforderlich

Teilen Sie allen Telefonkonferenzteilnehmern rechtzeitig per E-Mail oder Kalendereintrag die notwendigen Daten zum Termin sowie Zugangsdaten und Agenda mit. Bereiten Sie Ihre eigenen Unterlagen vor, die Sie im Meeting brauchen, um nicht während der Konferenz suchen zu müssen.

3. Sorgen Sie für eine störungslose Umgebung

Ein ruhiges Umfeld ist eine wichtige Voraussetzung für den erfolgreichen Ablauf einer Telefonkonferenz. Informieren Sie Ihre Kollegen im Büro über den Telko-Termin, hängen Sie z.B. ein Nicht-Stören-Schild an die Tür und vermeiden Sie eine unnötige Geräuschkulisse.

4. Pünktlichkeit zählt auch bei einer Telko

Um mögliche Verzögerungen zu vermeiden, testen Sie die Einwahl schon vor der Telefonkonferenz. Funktionieren die Einwahldaten nicht, bleibt dann noch genug Zeit für Problemlösung und Technikcheck. Seien Sie zum vereinbarten Termin pünktlich und wählen Sie sich zwei bis drei Minuten vor der Telko ein – das gilt vor allem für Sie als Telko-Organisator.

5. Stellen Sie sich vor

Vor dem Beginn Ihrer Wortmeldung nennen Sie Ihren Namen. So wird es jedem Konferenzteilnehmer klar sein, wer gerade spricht. Wenn es um einen wenig vertrauten Teilnehmerkreis geht, ist es sinnvoll jeden Redebeitrag mit dem eigenen Namen sowie auch kurz der Funktion im Unternehmen oder im jeweiligen Projekt einzuleiten.

6. Sprechen Sie deutlich

Bei einer Telefonkonferenz muss man gerade bei größeren Entfernungen zwischen den Teilnehmern mit Sprachverzögerungen rechnen. Deswegen reden Sie in einer Telko angemessen laut, aber deutlicher und langsamer, als Sie es in einem Präsenzmeeting tun würden. Außerdem sind Sprechpausen äußerst wichtig, damit andere Konferenzteilnehmer Fragen sofort stellen können.

7. Bestimmen Sie einen Moderator …

… und folgen Sie seinen Anweisungen. Die Rolle eines Moderators ist vor allem bei einer großen Teilnehmerrunde essentiell, um am Ende eines Meetings zu einem strukturierten Ergebnis zu kommen. Der Moderator greift dabei nicht inhaltlich in das Gespräch ein, sondern steuert den Ablauf der Konferenz neutral.

8. Halten Sie sich kurz und knapp

Ähnlich wie bei der üblichen Geschäftskommunikation sollte auf unnötige Kommentare verzichtet werden. Diese kosten Zeit und bringen die Teilnehmer dem gesetzten Ziel der Konferenz nicht unbedingt näher.

9. Machen Sie sich Notizen

Notizen sind eine wichtige Gedankenstütze. Tippgeräusche mit der Tastatur können aber störend sein und sind aus diesem Grund zu vermeiden.

10. Regeln der Höflichkeit

Halten Sie sich an die festgelegte Rollenverteilung und an das, was der Moderator sagt. Unterbrechen Sie nicht, sondern lassen Sie die Sprechenden grundsätzlich ausreden, vermeiden Sie aggressive Sprache oder Anschuldigungen. Es kann außerdem immer sein, dass man das Gespräch aufzeichnet und später einem größeren Kollegenkreis zur Verfügung stellt.

Fazit

Die Telefonkonferenz ist aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Mit den Telefonkonferenz-Diensten wie telcoon oder myTelco können Sie sich einfach und schnell mit Ihren Geschäftspartnern zusammenschalten.

Mit telcoon konferieren Sie ohne monatliche Grundgebühren zum Festnetz-Inlandstarif. Ein perfektes Angebot für eine spontane Telko mit bis zu vier Teilnehmern pro Konferenzraum. Hier erhalten Sie weitere Informationen https://www.telcoon.de/. Mit myTelco können Sie kurzfristige, aber auch wöchentliche oder regelmäßige Meetings als Telefonkonferenz ohne Teilnehmerbegrenzung abhalten. Wählen Sie sich mit dem Telefon oder Handy aus ganz Deutschland, aber auch aus dem Ausland ein. myTelco bietet neben einer unkomplizierten Einmal-Registrierung per E-Mail zusätzlich eine namentliche Ankündigung der Teilnehmer bei Betreten des Konferenzraums – ein Vorteil gerade bei größeren Gruppen. Weitere Informationen zu dem Angebot sind unter https://mytelco.de/ verfügbar.

Nun steht Ihrer Telefonkonferenz nichts mehr im Wege!

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