So gut wie jeder nutzt im Geschäftsalltag das Telefon, sei es für betriebsinterne Gespräche oder die Kommunikation mit der Außenwelt. Dafür muss nicht zwangsläufig die gewohnte Telefonanlage zum Einsatz kommen, denn es gibt eine moderne, Internet-basierte Alternative: die VoIP-Telefonanlage. Wie funktioniert sie?
Über das Internet kommunizieren
VoIP und SIP bezeichnen zwei Protokolle, mit denen es möglich ist, im Internet zu telefonieren. Dazu nutzt man eine virtuelle Telefonanlage, die von einem VoIP-Provider angeboten und mittels Software und Browser verwaltet wird. Gespräche werden über das Internet geführt, sei es innerhalb der Firma, im Inland oder Ausland und im Festnetz oder Mobilfunknetz. Hat man sich einmal beim Provider angemeldet und neben dem Hauptbenutzerkonto die Nebenstellen für die aktiven Nutzer eingerichtet, kann man die VoIP-Telefonanlage von jedem beliebigen Standort aus einsetzen, auch im Home-Office oder bei Geschäftsreisen. Diese Art der Flexibilität ist einer der größten Vorteile von virtuellen Telefonanlagen. Sie sind zudem leicht zu verwalten und man spart sich die Installation durch den Techniker sowie Wartungsverträge. In einem Betrieb, in dem viele Angestellte intern kommunizieren oder in dem ständig neue Mitarbeiter hinzukommen oder Außenstellen genutzt werden, ist die VoIP-Telefonie eine geeignete Lösung. Betriebsintern wird kostenlos über die Server des Providers telefoniert und die Gesprächs- sowie Nutzungskosten sind allgemein ebenfalls günstiger. Laut Jahresbericht 2013 der Bundesnetzagentur nutzten Ende 2012 in Deutschland schon circa 11,1 Millionen Menschen die fortschrittliche VoIP-Technologie.
Die Funktionsweise der VoIP-Telefonanlage
Man benötigt zum einen eine möglichst schnelle Internetverbindung – Breitband wie DSL, VDSL oder sogar Glasfasertechnik – und zum anderen ein VoIP-Telefon bzw. IP-fähiges Telefon, das SIP unterstützt. Jenes Telefon wird an das Internet und das Firmennetz angeschlossen. Das SIP-Protokoll ist für die Verbindungskontrolle und den Gesprächsaufbau und -abbau zuständig und mittels Voice over IP werden die Gesprächsdaten so umgewandelt, dass sie über das Internet weitergeleitet werden können. Der Provider stellte ein webbasiertes Interface zur Verfügung, mit dem man die Daten und die virtuelle Telefonanlage verwaltet. Zusätzliche Hardware ist nicht notwendig, wobei je nach Internetverbindung und VoIP-Anlage ein SIP-Trunk als Vermittler zum Einsatz kommt oder ein VoIP-Gateway, das die IP-Telefonie unterstützt. Der SIP-Provider bietet verschiedene Verträge an, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten werden können.
Skalierung einer VoIP-Telefonanlage
Wenn Unternehmen wachsen, steigen auch die Anforderungen an die eingesetzte Telekommunikationslösung. Die Möglichkeit, eine VoIP-Telefonanlage nahtlos mit dem Wachstum eines Unternehmens skalieren zu können, ist daher ein kritischer Aspekt, um eine reibungslose Kommunikation im Unternehmen zu gewährleisten.
VoIP-Telefonanlagen bieten in der Regel den Vorteil, dass sie schnell und einfach an steigende Anforderungen angepasst werden können. Der Grund dafür liegt in der verwendeten Cloud-Infrastruktur. So können zusätzliche Nutzer, Nebenstellen oder Funktionen schnell und ohne physische Installationen hinzugefügt werden. Bei der Cloud-Telefonanlage vPBX von toplink können Administratoren diese Aufgaben über ein webbasiertes Dashboard im Browser erledigen. So können sie neue Benutzer anlegen, Rufnummern zuweisen und Einstellungen anpassen, um den Anforderungen verschiedener Standorte oder Abteilungen gerecht zu werden.
Unternehmen erhalten durch den Einsatz von VoIP-Telefonanlagen aus der Cloud maximale Flexibilität und können so effektiv auf saisonale Schwankungen, Projektarbeit oder organisatorische Umstrukturierungen reagieren. Diese Flexibilität kann durch kurze Vertragslaufzeiten auch kosteneffizient gestaltet werden. So bieten Verträge mit monatlicher Kündigungsfrist die Möglichkeit, die Anzahl der benötigten Nebenstellen und Nutzer immer optimal an den tatsächlichen Bedarf anzupassen.
Fazit: Wer auf eine VoIP-Telefonanlage aus der Cloud wie die vPBX von toplink setzt, ist für die Herausforderungen des Unternehmenswachstums optimal gewappnet und kann gleichzeitig die Vorteile einer modernen und kosteneffizienten Lösung nutzen.
Wie unterstützen VoIP-Telefonanlagen Remote-Work und mobile Mitarbeiter?
Arbeitsmodelle wie Remote Work, Home Office oder Hybrid Work und Begriffe wie Workation sind heute nicht mehr wegzudenken. Umso wichtiger ist es, dass die eingesetzte Telefonanlage auch in diesen Szenarien einsetzbar ist und die Kommunikationsprozesse der Mitarbeitenden unterstützt.
Durch den Einsatz von VoIP-Telefonanlagen aus der Cloud sind Mitarbeitende unabhängig von ihrem physischen Standort unter ihrer Büronummer erreichbar und können auf alle wichtigen Telefoniefunktionen zugreifen, als wären sie im Büro. Dies gilt selbstverständlich auch für ausgehende Gespräche, die dem Angerufenen mit der Büronummer angezeigt werden.
Auch bei der Wahl des Endgerätes zum Telefonieren ist man beim Einsatz von VoIP-Telefonanlagen flexibler. So können Telefonate nicht nur über Tischtelefone, sondern auch über Softwaretelefone (Softphones) auf Laptops oder Smartphones oder über VoIP-fähige Headsets geführt werden. Diese erhöhte Flexibilität wirkt sich auch positiv auf die Kosten für die Bereitstellung und den Betrieb einer VoIP-Telefonanlage aus. Nicht nur, dass die Lizenzkosten für Softphones deutlich unter dem Anschaffungspreis eines Tischtelefons liegen. Softphones lassen sich auch einfach auf dem vorhandenen Gerätepark aus PCs und Smartphones installieren. Bei der Cloud-Telefonanlage vPBX von toplink ist eine Softphone-App für Android und iOS bereits im günstigen Nebenstellenpreis enthalten und muss nicht zusätzlich erworben werden.
Zentrale Vorteile von VoIP-Telefonanlagen für Remote Work:
- Ortsunabhängige Kommunikation: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können über eine Anwendung auf ihrem Smartphone oder über ein Softphone auf ihrem Laptop Anrufe tätigen und empfangen und somit überall dort arbeiten, wo sie über eine Internetverbindung verfügen. Darüber hinaus sind alle Funktionen einer VoIP-Telefonanlage für alle Benutzer an allen Standorten verfügbar, so als wären sie im Büro.
- Nahtlose Integration: Moderne VoIP-Systeme lassen sich problemlos mit anderen Online-Tools und -Plattformen integrieren, was die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams, die an verschiedenen Orten arbeiten, weiter verbessert. So lässt sich beispielsweise die Cloud-Telefonanlage vPBX von toplink mit CRM-Systemen wie Salesforce, Hubspot oder Microsoft Dynamics verbinden und die Anrufhistorie eines Kunden direkt im entsprechenden Datensatz des CRM-Systems speichern.
- Erhöhte Erreichbarkeit: Funktionen wie Anrufweiterleitung, Automatic Call Distribution (ACD), Voicemail-to-E-Mail und Simultanklingeln sorgen dafür, dass Anrufe nie verpasst werden, auch wenn Mitarbeitende nicht an ihrem Hauptarbeitsplatz sind.
- Kosteneinsparungen: VoIP reduziert den Bedarf an teuren Geschäftsreisen und ermöglicht es Unternehmen, auf eine teure physische Infrastruktur zu verzichten, da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effektiv von zu Hause oder anderen Standorten aus arbeiten können.
- Flexibilität bei der Skalierung: Wie bereits im Abschnitt über die Skalierung eines VoIP-Telefonsystems erwähnt, erleichtert die Cloud-basierte Natur von VoIP das Hinzufügen und Entfernen von Benutzern und Diensten, was besonders nützlich ist, wenn Teams sich schnell anpassen müssen.