Es kursieren viele Begriffe für ein und dasselbe Phänomen: Virtuelle Zusammenarbeit, webbasierte Zusammenarbeit, verteilte Zusammenarbeit, Online Meeting, Web-Meeting, Video-Konferenz oder ganz nerdy: Unified Communications and Collaboration. Bis jetzt hat sich kein einheitlicher Begriff für dieses Phänomen der digitalen Transformation eingebürgert. Diese Vielfalt der Begrifflichkeiten reflektiert den Umstand, dass diese neue und innovative Technik noch nicht ganz im Alltag der Unternehmen angekommen ist. Viele haben schon davon gehört, einige schon mal ausprobiert, aber nur wenige nutzen sie bis jetzt im Büro-Alltag. Die Tendenz ist allerdings steigend.
Virtuelle Zusammenarbeit: Gemeinsam am Tisch, nur eben über den Bildschirm
Eine grundlegende Eigenschaft haben alle Begrifflichkeiten gemeinsam: Man setzt sich zusammen an einen virtuellen Tisch und arbeitet gemeinsam an einem Projekt. Genauer gesagt: Jeder sitzt an seinem eigenen Tisch in seinem Büro, ganz egal wo auf der Welt, und man trifft sich in einem virtuellen Raum. Dort kann man Funktionen nutzen, die eine Zusammenarbeit ermöglichen, genauso als würden Sie mit Ihrem Kollegen an einem Tisch im Büro sitzen. Sie können gleichzeitig eine Excel-Tabelle analysieren oder gemeinsam einen Brief in Word verfassen, in dem jeder abwechselnd einen Satz tippt. Ja, im selben Dokument! Das nennt sich Document Sharing. Oder Sie lassen Ihren Kollegen aus der Niederlassung in Greifswald auf Ihren Bildschirm in Biberach an der Riß schauen und erklären ihm schnell, wie er das CRM bedient. Das wiederum wird Desktop Sharing oder Screen Sharing genannt. Es gibt noch viele weitere Funktionen, darüber haben wir bereits in anderen Beiträgen berichtet, z.B. warum IT-Entscheider auf Videokonferenzen setzen und die Vorteile von Videokonferenzen. Aber das Prinzip bleibt das gleiche. Man muss nicht mehr mit seinem Kollegen im gleichen Raum sein oder am physisch selben Tisch sitzen, um gemeinsam zu arbeiten, sondern kann dies virtuell, also über das Internet erledigen. Freilich, es gibt Grenzen: Riechen, schmecken, berühren, kurz gesagt: Alle sensorischen Aspekte des Zusammenarbeitens bleiben (vorerst) außen vor. Ob das ein Vorteil oder ein Nachteil ist, möge ein jeder für sich selbst entscheiden.
Virtuelle Zusammenarbeit: Was bringt mir das?
Eine Studie der University of Phoenix hat ermittelt, dass virtuelle Zusammenarbeit eine der 10 wichtigsten Fähigkeiten in der Arbeitswelt von 2020 sein wird. Die Entwicklung, dass Arbeit immer stärker dezentralisiert, also ortsunabhängig werden wird, bringt die Konsequenz mit sich, dass man andere Formen der Zusammenarbeit wählen muss, um wirtschaftlichen Erfolg zu gewährleisten.
Virtuelle Zusammenarbeit: Persönliche Herausforderungen
Auf der einen Seite vereinfacht die virtuelle Zusammenarbeit zahlreiche Aspekte der Zusammenarbeit. Ein Beispiel: Projekte können wesentlich effizienter bearbeitet werden, weil man sich die Anfahrtszeit und die damit verbundenen Kosten spart. Ein kurzes Meeting mit dem Klienten aus Hamburg stellt also keinen hohen Aufwand mehr dar, weil man 4 Stunden anreisen und eine Hotelübernachtung bezahlen muss. Sondern es bietet vielmehr die Möglichkeit, ein positives Kundenerlebnis zu schaffen, da man auch in kleinen Situationen dem Kunden von Angesicht zu Angesicht zur Seite steht.
Auf der anderen Seite fordert virtuelle Zusammenarbeit aber auch ein neues Set an Kompetenzen: Es stellt neue Anforderungen an Führungspersonen, denn wie motiviere und steuere ich ein Team, dem ich nur am Bildschirm begegne? Wie fange ich eine Stimmung im Team auf, wenn jeder sich nach dem Meeting wieder ausloggt und im wahrsten Sinne des Wortes “weg vom (Bild)Schirm ist”. Wie findet sich ein Team, wenn man nicht ab und zu zusammen in die Kantine geht?
Ich kann Sie beruhigen: Es funktioniert! Auch am virtuellen Schreibtisch bleibt Raum für Zwischenmenschliches. Am Anfang mag es ein wenig ungewohnt erscheinen, aber schon nach kurzer Zeit und mit etwas Fingerspitzengefühl hat man ziemlich schnell den Dreh raus. Und vielleicht ist es ja dann gar nicht so schlecht, wenn man nicht die Parfumwolken seines Kollegen live mitbekommt. Probieren Sie es doch einfach mal aus und erzählen Sie uns von Ihren Erfahrungen. Ich bin gespannt.