So einfach können Sie ihren Mitarbeitern Home-Office ermöglichen

Frauenhände am Schreibtisch mit Laptop, Smartphone und Notizblock.

Das Coronavirus breitet sich verstärkt in Deutschland aus. Mutmaßungen, dass sich bis zu 70% am Virus anstecken, stehen im Raum und üben Druck auf Unternehmen aus. Die Herausforderung: ein Notfallplan muss her – und das so schnell wie möglich. Dabei geht es ganz klar um das Thema Home-Office. Denn eins ist sicher: Sollte der Ernstfall eintreten, müssen Unternehmen weiterhin im Stande sein, ihr Tagesgeschäft zu verrichten – egal, an welchem Standort.

New Work, Digital Workplace, Digital Workspace – der digitale Arbeitsplatz und das digitale Arbeiten sind lange keine Fremdbegriffe mehr. Zwar wurden sie ursprünglich nicht für Notfallszenarien ins Leben gerufen, aber dennoch sind derzeit jene Unternehmen im Vorteil, die schon längst auf die neue Arbeitsweise umgestiegen sind. Erschreckend dabei ist nur, dass der Anteil deutscher Unternehmen, die bereits Home-Office im Unternehmen anbieten, sehr gering ist. Jene, die jetzt Nachholbedarf haben, sind jedoch auch nicht verloren. So gibt es verschiedene Anbieter, welche die technologische Infrastruktur bereitstellen. Dazu gehören verschiedene Lösungen: von Microsoft Office 365 über das Telefonsystem und Audiokonferenz Add-on bis hin zum passenden – idealerweise internationalen – IP-Telefonanschluss.

Die richtige Vorsorge ist somit das A und O. Und zu dieser gehört nicht nur die Schulung der Mitarbeiter, sondern ebenfalls – oder vor allem – die richtige Technik. Doch wie sollten Sie am besten vorgehen?

Im ersten Schritt geht es um die Zieldefinition

Welches Ziel verfolgt Ihr Unternehmen? Welche Maßnahmen müssen sowohl kurzfristig als auch langfristig geplant werden, um die Ansteckungsgefahr Ihrer Mitarbeiter zu minimieren? Wie kann die Arbeitsfähigkeit gesichert werden? Welche möglichen Sonderregeln und -wünsche kann es geben? All das muss geklärt und an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Dabei gilt: Je klarer und überzeugender kommuniziert wird desto besser.

Abstimmung der Home-Office-Lösung

Es ist wichtig, dass Sie sich Gedanken darüber machen, mit wem jegliche Home-Office-Lösungen abgestimmt werden sollten. Mit dem Vorstand, der Geschäftsleitung und dem Aufsichtsrat? Wie sollen Führungskräfte und Mitarbeiter miteinbezogen werden? Wie sieht es mit der HR- und IT-Abteilung aus? Unsere Empfehlung lautet, Mitarbeiter in den Prozess miteinzubeziehen und nicht von oben herab Anweisungen zu geben. Sie brauchen Konsens im Unternehmen.

Kommunikations-Technologie für das Home-Office aussuchen

Um im Home-Office arbeiten zu können, müssen gewisse technologische Voraussetzungen gegeben sein. Ein stabiler Internet-Anschluss sowie mobile oder stationäre Endgeräte (PC oder Tablet sowie Headset) sind dabei einleuchtend. Ebenso sollte jedoch ein IP-Telefonanschluss (VoIP) sowie eine einheitliche Software für File- und Desktopsharing, Chats, Telefon- und Videokonferenzen vorhanden sein.

Bei der Umstellung gibt es einiges zu beachten

Viele Unternehmen in Deutschland sind noch nicht an das Arbeiten im Home-Office gewöhnt: In Deutschland sind es gerade mal 5%, während in Finnland bereits 13% der Unternehmen auf Home-Office-Lösungen setzen (Quelle: Statista). Es ist daher wichtig, Mitarbeiter zu schulen und gewissen Rahmenbedingungen, wie Arbeitszeiten und Erreichbarkeit, Kommunikation oder

Feedbackschleifen abzustimmen. Wichtig hierbei: Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und sehen Sie auch über anfängliche Fehler hinweg. Gerade in ungewohnten Situationen ist es als Chef wichtig Empathie zu zeigen.

Der Chef sollte seine Präsenz auch virtuell zeigen

Da Sie als Chef nun nicht mehr Face-to-Face mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren können, sollten Sie versuchen, Ihre Präsenz anderweitig zu zeigen. Vor allem in schwierigen Zeiten. Daher unser Tipp: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie es ihnen geht und zeigen Sie, dass Sie auch in der Krise souverän, empathisch und angemessen führen können.

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