Obwohl mittlerweile fast jedes Unternehmen Dienste wie E-Mail oder Chat-Clients nutzt, ist das Fax auch im Jahr 2024 aus der Geschäftskommunikation nicht wegzudenken. Und auch wenn der Fax-Standard aus den 70er Jahren stammt und Faxnachrichten von den Datenschutzbeauftragten der Länder oft als unsicher und nicht mehr zeitgemäß eingestuft werden, gelten Faxe vor Gericht oft als rechtssichere Dokumente, z.B. bei Verträgen. Viele Unternehmen möchten daher nicht auf die Faxfunktionalität verzichten und stellen sich die Frage, ob diese alte Technik überhaupt noch mit der modernen Telekommunikation mittels VoIP kompatibel ist und wie analoge Faxgeräte in eine Cloud-Telefonanlage integriert werden können.
In diesem Beitrag klären wir die wichtigsten Fragen rund um das Faxen über Cloud-Telefonanlagen und zeigen Ihnen bewährte Lösungen für die häufigsten Szenarien:
Analoges Fax an IP-Telefonanlage
Der Kunde nutzt an seinem Standort bereits eine IP-fähige Telefonanlage, an die er sein analoges Faxgerät angeschlossen hat. Diese Telefonanlage kann er weiterhin ohne Probleme benutzen, da sie bereits IP-fähig ist. Alles was er braucht, um seinen ISDN-Anschluss zu ersetzen ist ein SIP-Trunk, also einen IP-basierten Telefonanlagenanschluss (zum Beispiel einen SIP Business). In Bezug auf sein Faxgerät ändert sich nichts: Er schließt sein Faxgerät an seine IP-Telefonanlage an und kann es wie gewohnt weiterhin benutzen.
Analoges Fax an Cloud-Telefonanlage
Der Kunde wechselt von einer ISDN-Telefonanlage zu einer Cloud-Telefonanlage, möchte aber auf sein analoges Faxgerät nicht verzichten. Nachdem die Migration von ISDN zur Cloud-Telefonanlage erfolgreich durchgeführt worden ist, gilt es folgendes zu beachten: Um sein Faxgerät weiterhin benutzen zu können, benötigt er einen ATA (Analog-Telefon-Adapter), der das Faxgerät an die Cloud-Telefonanlage anbindet. Mit dieser Variante kann er darüber hinaus Fax-to-Mail nutzen und bekommt eingehende Faxnachrichten komfortabel per E-Mail zugeschickt. Ausgehende Faxnachrichten werden wie zuvor über sein Faxgerät verschickt.
So versenden Sie Faxe über eine Cloud-Telefonanlage
Der Kunde wechselt zu einer Cloud-Telefonanlage, verfügt aber darüber hinaus an seinem Standort über eine Fax-Lösung, die er weiterhin nutzen möchte. Hier muss man zwei Fälle unterscheiden:
- Wenn diese Fax-Lösung bereits IP-fähig ist, ändert sich für ihn bei der Umstellung auf die Cloud-basierte Telefonie nichts. Seine IP-fähige Fax-Lösung kann er direkt an die Cloud-Telefonanlage anschließen und die gewohnte Funktionalität nutzen.
- Wenn seine Fax-Lösung analog ist, benötigt er einen ATA (Analog Telefon Adapter), um die Fax-Lösung an die Cloud-Telefonanlage anzuschließen. Mit dem ATA kann er ebenfalls den kompletten Funktionsumfang der Fax-Lösung nutzen.
Fax empfangen: So funktioniert Fax to Mail
Mit dem Dienst Fax to Mail können Faxe per E-Mail empfangen werden. Dies ist besonders praktisch, wenn kein herkömmliches analoges Faxgerät zum Empfang zur Verfügung steht. Zudem wird der Papierverbrauch reduziert und die Umwelt geschont. Bei Fax to Mail werden eingehende Faxnachrichten in der Regel als PDF- oder Bilddatei an eine E-Mail angehängt und an den gewünschten Empfänger versendet. Alternativ zum Begriff Fax to Mail wird häufig auch der Begriff E-Fax verwendet.
Damit Sie Fax to Mail auch in Ihrer (Cloud-)Telefonanlage nutzen können, sollten Sie darauf achten, dass dieser Dienst von Ihrer Anlage angeboten wird. Bei der Cloud-Telefonanlage vPBX von toplink gehört Fax to Mail zu den Standardfunktionen einer Nebenstelle. So können Sie ganz einfach in der Benutzeroberfläche einstellen, ob eine Nebenstelle auch Faxnachrichten empfangen kann. Um die Nachrichten dann per E-Mail zugestellt zu bekommen, müssen Sie nur noch die E-Mail-Adresse des Nebenstelleninhabers hinterlegen. Fertig!
Fazit: Worauf sollten Sie besonders achten?
Wenn Sie ein analoges Faxgerät auch nach der Umstellung auf VoIP verwenden möchten, benötigen Sie einen ATA.
Besonders wichtig ist, dass alle von Ihnen verwendeten Komponenten (ATA, SIP-Trunk und Cloud-Telefonanlage) das T.38 Protokoll unterstützen. Bei T.38 handelt es sich um ein Protokoll, das den Versand von Faxmitteilungen über Datennetzwerke ermöglicht. T.38 dient der Konvertierung von Faxsignaltönen, da Faxdaten nicht auf demselben Weg über Datennetzwerke verschickt werden können wie Sprachsignale.