Videokonferenzen entwickeln sich immer mehr zu einer weit verbreiteten und effizienten Form der Geschäfts-Kommunikation. Unternehmen greifen gerne darauf zurück, um die interne Kommunikation geographisch verteilter Teams, also zwischen Vertrieb, Marketing, Produktmanagement, Ingenieuren und Geschäftsführung, zwischen der Firmenzentrale und den Niederlassungen effizient zu gestalten. Aber auch in der externen Kommunikation sind Videokonferenzen (oder auf Englisch: conferencing) das Mittel der Wahl, wenn es um Kommunikation von Angesicht zu Angesicht zwischen Kunden, Geschäftspartnern, Zulieferern, oder Investoren geht.

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49% der IT-Entscheider haben bereits Videokonferenzen in ihren Unternehmen einfgeführt | toplink

Die Hälfte aller IT-Leiter setzt bereits heute auf Videokonferenzen

Das Marktforschungsinstitut Ovum hat in einer aktuellen Studie unter 2700 IT-Entscheidern festgestellt, dass bereits 49% aller Befragten aktuell eine Videokonferenz-Lösung betreiben und weitere 26% ihren Einsatz in den kommenden 12 Monaten, bzw. 12% in den kommenden 24 Monaten planen.

Die 3 wichtigsten Gründe für den Einsatz von Videokonferenzen

Die wichtigsten Gründe für den Einsatz von Videokonferenzen haben allesamt ein gemeinsames Ziel: Effizienzsteigerung.

Kosteneinsparungen

Kosteneinsparungen sind der wichtigste Grund für den Einsatz von Videokonferenzen. Vor allem geht es um Reisekosten: Summiert man die entsprechenden Beträge, also Transportkosten (KFZ, Taxi, Zug oder Flugzeug), Hotelkosten, Tagegelder und Spesen, so kommt man im Jahr schnell auf enormen Kostenblock.

Produktivitätssteigerung

Überlegen Sie, wie viel Vorbereitungszeit Sie für einen Termin investieren müssen, also zum Beispiel die Zeit „von Haustür zu Haustür“, die genau genommen noch gar nichts mit dem Meeting an sich zu tun hat. So wird aus einem einstündigen Kundentermin mit Anreise, Parkplatzsuche etc. schnell ein 2-3 stündiger Zeitblock. Mit einer Videokonferenz ist es nur „one click away“. Sie klären alle wichtigen Punkte mit Ihrem Gesprächspartner direkt von Ihrem Schreibtisch aus und nutzen die Zeit, die Sie damit sparen, lieber dazu, den Kunden noch besser zu betreuen.

Zusammenarbeit fördern

„Ich bräuchte dringend eine Information vom Kollegen Maier. Der sitzt aber im Gebäude 3 im 2. Stock. Und draußen regnet es. Dann laufe ich jetzt nicht dorthin, sondern schicke ich ihm eine kurze Mail.“ Kennen Sie dieses Verhalten? So entsteht weder Zusammenarbeit, noch Teamwork. Und optimale Lösungen entstehen auf diese Weise schon gar nicht. Denn dafür sollte man sich zusammen an einen Tisch setzen und alle Argumente gegeneinander abwägen. Mit virtueller Zusammenarbeit und Videokonferenzen ist dies möglich.

IT-Investitionen an der Firmenstrategie ausrichten

Für den IT-Entscheider sind vor allem folgende Aspekte entscheidend: Wie kann ich unsere IT-Investitionen optimal an der Firmenstrategie ausgerichtet? Wie kann die IT-Kosten sparen und den Betrieb schlagkräftiger machen, dabei gleichzeitig aber optimale Unterstützung für operative Prozesse leisten und zur Rentabilität beitragen?

Kein Bauchgefühl, sondern harte Fakten: Effizienzsteigerung durch Videokonferenzen

IT-Entscheider verlassen sich völlig zu Recht nicht auf ihr Bauchgefühl, sondern möchten und müssen Ihre Entscheidungen belegen können. Verschiedene Studien haben sich in den letzten Jahren mit den Auswirkungen von virtueller Zusammenarbeit und Videokonferenzen in Unternehmen befasst und kommen zu einem einhelligen Ergebnis: Inside Communication (2012) stellt fest, dass die Zusammenarbeit in Projekt um 37% verbessert hat. McKinsey (2012) ergänzt, dass sie die unternehmensgreifende Zusammenarbeit mit Partnern um 20%, die Steigerung der Geschwindigkeit im Erhalt von Informationen verbessert hat.

Telefongespräch war gestern, Videokonferenz zählt heute

Zahlreiche IT-Entscheider haben bereits verschiedenste Möglichkeiten entdeckt, Videokonferenzen in den Abteilungen ihres Unternehmens einzuführen und damit einer großen Zahl an Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Es gibt eine ganze Reihe erfolgreicher Use Cases:

Use Case: Videokonferenzen im Vertrieb

Account Manager betreuen wichtige Kunden nicht mehr mit einem Telefonanruf, sondern setzen auf eine regelmäßige Betreuung per Videokonferenz, um das Kundenerlebnis noch persönlicher zu gestalten und damit größeres Vertrauen aufzubauen.

Use Case: Videokonferenzen im Consulting

Wenn es darum geht, dass der Kundenberater oder Projektmanager seinen Kunden in einem entscheidenden Schritt des mit einem Spezialisten zusammenbringt, dann ist eine Videokonferenz das Mittel seiner Wahl.

Use Case: Videokonferenzen im Customer Service

Viele Support-Hotline, Help Desks und Call Center haben begonnen, ihre Kunden über eine Videokonferenz zu betreuen, um ein positives Kundenerlebnis zu gewährleisten. Kundenzufriedenheitsumfragen belegen eindeutig, dass der Kunde sich deutlich besser betreut fühlt, wenn er von der Person, die sein Problem löst, auch ein Gesicht sieht. Das fördert die Nähe zum Kunden und schafft nicht nur Vertrauen, sondern auch Kundenbindung.

Use Case: Videokonferenzen in Human Resources

HR benutzt Videokonferenzen für Bewerbungsgespräche. Beliebt sind auch zum Beispiel Personalschulungen per Videokonferenz, mit denen man mit einem Termin Mitarbeiter verschiedener Standorte erreicht.

Die Auswahl an Branchen, die Videokonferenzen erfolgreich nutzen, um ihr Angebot zu erweitern und noch mehr Kunden zu erreichen, ist riesig:

Use Case: Videokonferenzen im Bildungsbereich

Universitäten und Weiterbildungseinrichtungen haben eigene Angebote im Bereich onlinebasiertes Telelearning entwickelt, um Vorlesungen, Vorträge und Seminare dezentral anbieten zu können. Stellen Sie sich die damit verbundenen Möglichkeiten vor: Sie sind nicht mehr auf den Hörsaal beschränkt, der droht, aus allen Nähten zu platzen, sondern übertragen die Veranstaltung per Videokonferenz. Die Veranstaltung findet zwar in Mainz statt, aber Teilnehmer können sich von überall auf der Welt einloggen.

Use Case: Videokonferenzen in Health Care

Im Gesundheitswesen hat man hervorragende Erfahrungen mit Online-Sprechstunden gemacht, in denen der Patient per Videokonferenz mit einem Arzt verbunden ist und dieser eine Erstdiagnose stellen kann. In einem späteren Stadium kann darüber hinaus ein Spezialist von einem anderen Krankenhaus konsultiert werden.

Einzige Herausforderung: Bad Hair Day

Wie Sie sehen gibt es eine sehr große Zahl an effizienten Anwendungsmöglichkeiten für Unternehmen. Videokonferenzen bringen allerdings auch eine neue Herausforderung mit sich. „Heute habe ich keinen Auswärtstermin, da tut es auch noch mal das Hemd von gestern!“ Oder wir erinnern uns an den Bad Hair Day, wenn morgens vor dem Spiegel die Frisur partour nicht gelingen will. Dieses Laissez-Faire sollten Sie sich in Zukunft gut überlegen: Ihr Kunde sieht (fast) alles J

One more thing…

Übrigens: Wenn Sie auf der Suche nach einer Videokonferenz-Lösung für Ihr Unternehmen sind, die sämtliche Funktionsanforderungen für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit abbildet, dann schauen Sie Sich unsere Hosted-Lync-Lösung LUCA an: Das perfekte Tool für Audio- und Videokonferenzen, Desktop-Sharing, Online-Meetings, Chats oder eine der vielen weiteren Möglichkeiten der virtuellen Zusammenarbeit – direkt und einfach vom Schreibtisch aus, selbst wenn Ihre Gesprächspartner über die ganze Welt verteilt sind! Und das Beste ist: Wir hosten das Tool für Sie in der Cloud. Das heißt, Sie müssen Sich um nichts weiter kümmern als die User-Konfiguration. Also bis auf den Bad Hair Day, aber das hatten wir ja schon. Aber auch dazu beraten wir Sie gerne.