Die Stunde hat geschlagen: Spätestens 2018 schaltet die Telekom ISDN ab. Bis dahin werden sich viele Unternehmen nach einer neuen Telefonie-Lösung umschauen müssen. Doch auf welche Faktoren muss man bei der Suche achten? Wir begleiten das Ingenieurbüro Gruber, ein mittelständiges Unternehmen mit über 100 Mitarbeitern verteilt an mehreren Standorten.

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Analyse der Ist-Situation des Ingenieurbüro Gruber

Das Ingenieurbüro Gruber ist ein mittelständiges Unternehmen mit Hauptsitz im Ruhrpott und 7 Standorten im gesamten Bundesgebiet mit insgesamt mehr als 100 Angestellten. Jeder Standort verfügt über eine eigenständige ISDN-Telefonanlage mit Telefon- und Faxgeräten. Zusätzlich haben sie über einen günstigen Anbieter jeweils eine separate Internetanbindung mit 4 Mbit/s SDSL, damit alle Angestellten schnell im Internet recherchieren und größere Datenmengen problemlos versenden können.

Die Branche erfordert eine hohe Flexibilität: Damit die Ingenieure nahe beim Kunden und schnell auf der Baustelle sein können, ist es notwendig, temporäre Büros für die Dauer von ca. einem Jahr direkt am Standort zu eröffnen. Da die Mindestvertragslaufzeiten der meisten Telefonanbieter jedoch länger sind, verfügen die betroffenen Mitarbeiter dort nur über mobiles Telefon, was mit hohen Kosten und mangelnder Funktionalität verbunden ist.

Der Geschäftsführer Dr.-Ing. Gruber ist schon länger mit der bisherigen Telefonie-Situation unzufrieden. Da er erfahren hat, dass die Telekom spätestens 2018 ISDN abschalten wird und dass ISDN-Telefonanlagen dann nicht mehr funktionieren werden, möchte der Manager proaktiv handeln, anstatt vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden. Als begeisterter Technikfan und Early Adopter ist ihm das Stückwerk einzelner Telefonanlagen an jedem Standort ein Dorn im Auge: Er hält sie für altmodisch, ineffizient, unflexibel und viel zu teuer: Ihm schwebt viel eher eine cloudbasierte Telefonie-Lösung vor. Seiner Ansicht nach gehört zu einem modernen Unternehmen auch eine innovative Kommunikationslösung „aus einem Guss“. Außerdem hält er die Investition in eine große, kostspielige und fest installierte Telefonanlage für überflüssig.

Anforderungsprofil an die Telefonanlage

Dr.-Ing. Gruber sucht eine cloudbasierte Telefonanlage, die alle seine Unternehmensstandorte verbindet. An allen Standorten benötigt er eine ausreichende Anzahl Telefone und Faxgeräte. Die Anlage sollte eine möglichst hohe Flexibilität bieten, damit man kurzfristig weitere Nebenstellen hinzufügen oder reduzieren kann. Darüber hinaus möchte er Mobiltelefone in die Firmen-Telefonie integrieren, damit seine Mitarbeiter auch unterwegs unter ihrer normalen Büronummer erreichbar sind, ohne dass Kosten für eine Rufumleitung anfallen. Zudem sollten Telefonkonferenzen standardmäßig möglich sein, ohne dass man dazu einen externen Anbieter wählen muss. Es ist ihm sehr wichtig, die bisherigen Rufnummern der Niederlassungen mit den jeweiligen Vorwahlen zu behalten, damit seine Kunden sich nicht umgewöhnen müssen. Die Investition soll dabei so gering wie möglich sein. Am liebsten möchte er alle Komponenten „aus einer Hand“, damit es keine unnötigen Kompatibilitätsprobleme gibt.

Recherche und Kontaktaufnahme

Bei seiner Internetrecherche stößt er auf die toplink GmbH, die ihm nach kompetenter Beratung ein tolles Angebot macht, das perfekt auf die Bedürfnisse seiner Firma zugeschnitten ist: Als Basis empfiehlt die toplink für jeden der 7 Standorte einen Telefonanschluss – das Produkt heißt SIP Business – mit 10 Sprachkanälen: Damit sind pro Standort bis zu 10 gleichzeitige ausgehende Gespräche und unbegrenzt viele eingehende Gespräche möglich. Mit dem SIP-Business-Anschluss wird eine Cloud-Telefonanlage ans Netz angeschlossen, mit der alle Standorte in Zukunft über VoIP telefonieren. Um sämtliche Komponenten aus einer Hand zu haben, möchte er auch die Internetanbindung über toplink abwickeln, da nicht nur der Preis und die große Bandbreite attraktiv sind, sondern damit die Sprach- und Anbindungsqualität in der Hand des gleichen Anbieters liegen. Die toplink empfiehlt ihm für die Zentrale einen Glasfaser-Anschluss mit 100 MBit/s garantierter Bandbreite, sowie für die jeweiligen Standorte einen SDSL-Anschluss mit jeweils 4 Mbit/s.

Ergebnis: Der toplink Lösungsvorschlag

Die toplink Cloud-Telefonanlage erfüllt alle Anforderungen von Dr.-Ing. Gruber: Alle sieben Standorte sind an dieselbe Cloud-Telefonanlage angeschlossen. Dadurch können seine Mitarbeiter von Standort zu Standort kostenlos miteinander telefonieren. Die Einrichtung von Telefonkonferenzen, die Mitnahme der bisherigen Rufnummern und die Anbindung von Faxgeräten sind überhaupt kein Problem. Seine Mitarbeiter sind mit ihren Mobiltelefonen fest in das Telefonsystem eingebunden, wodurch die Kosten signifikant gesenkt werden. toplink bietet ihm sogar an, ebenfalls seine temporären Projekt-Standorte flexibel mit Telefon- und Internetverbindungen auszustatten und an die Cloud-Telefonanlage mit anzuschließen.

Die Geschäftsführung ist von der Cloud-Telefonanlage überzeugt

Vor allem gefällt Dr.-Ing Gruber, dass er keine hohe Investition für eine neue Anlage tätigen muss, die im Keller verstaubt und regelmäßig kostenintensiv gewartet werden muss. Die Cloud-Telefonanlage ist komplett internetbasiert und wird im Rechenzentrum in Frankfurt am Main von den toplink-Experten ständig überwacht. Über eine webbasierte Oberfläche kann man die Cloud-Telefonanlage problemlos konfigurieren. Dazu gehört auch, dass man von Monat zu Monat flexibel Nebenstellen hinzufügen oder reduzieren kann. Darüber hinaus verfügt die Cloud-Telefonanlage über 160 praktische und komfortable Funktionen wie z.B. Anrufe halten, Rückfragen, Makeln, Anrufe übernehmen, Wahlwiederholung, Anklopfen, individuelle Wartemusik, Anruflisten, Chef/Sekretärinnen-Funktion, flexible Rufnummernanzeige oder ein multifunktionales Adressbuch. Kurzum: Die toplink Cloud-Telefonanlage bietet mehr Funktionalität, mehr Komfort und mehr Flexibilität. Dr.-Ing. Gruber ist mit dieser Lösung rundum zufrieden!

Und was hat das mit meinen Unternehmen zu tun?

Erkennen Sie sich in Dr.-Ing. Gruber und seiner Firma wieder? Stecken Sie in einer vergleichbare Situation? Natürlich wissen wir: Jedes Unternehmen hat seine ganz individuellen Anforderungen! Sprechen Sie uns an: Wir finden für Sie eine individuelle Lösung, die perfekt auf Sie zugeschnitten ist.

Begleiten Sie weitere Beispielkunden,  zum Beispiel das Steuerbüro Gründlich auf dem Weg zur neuen Cloud-Telefonanlage. Oder lesen Sie, wie die Cloud-Telefonanlage das Festival Rock am Ring rockt.