Die zunehmende Digitalisierung ist allgegenwärtig. Dabei ist der digitale Wandel der zentrale Transformationstreiber für Veränderungen in Unternehmen. Industrie 4.0, vernetztes Arbeiten, der Mensch in Einklang mit Daten, Robotern und Maschinen sind Themen, die Unternehmen jeder Branche beeinflussen. Obwohl die Digitalisierung viele Möglichkeiten für die Arbeitswelt bietet – wie Home-Office, mobiles Arbeiten oder effizienteren Workflow – scheitern in vielen Unternehmen neue technologische Lösungen noch an organisatorischen Problemen und persönlichen Widerständen. Wie man einen digitalen Arbeitsplatz im Unternehmen einführt, ohne wichtige Details außer Acht zu lassen und die Motivation der Mitarbeiter zu verlieren, beleuchten wir in diesem Blogbeitrag.
Aufgrund der exponentiellen Entwicklung digitaler Technologien ist es fundamental, dass bestehende IT-Systeme und -Plattformen flexibel sind und agile Anpassungen der Geschäftsprozesse zulassen. Kurz zusammengefasst, sollte Ihr Unternehmen über IT-Agilität verfügen. Die Zeiten, in denen Prozesse einmalig für die nächsten zehn bis 20 Jahren aufgesetzt wurden, gehören der Vergangenheit an. Heute gilt es schneller und agiler vorzugehen sowie verschiedene Lösungen auszuprobieren, bis man die Antwort gefunden hat. Die Digitalisierung bedeutet nicht nur einen durch technologische Entwicklungen getriebenen bzw. ermöglichten Transformationsprozess von Unternehmen oder ganzen Branchen, sondern bringt weitreichende strategische, organisatorische sowie soziokulturelle Veränderungen mit sich. Diese Ebenen müssen bei der Umstellung auf den Arbeitsplatz der Zukunft berücksichtigt werden.
Schritt 1: Ist-Analyse und Planung
In der ersten Phase müssen Unternehmen die vorhandene Infrastruktur, die aktuell verwendeten Systeme und den Grad der bisherigen Digitalisierung überprüfen. Berechnungen von Budget, Kapazitäten und Zeitaufwänden sind dabei die wichtigsten Kenngrößen, die eine effiziente Umstellung ermöglichen. Bei der Planung einer neuen Arbeitsumgebung und der individuellen Ziel-Spezifikation ist es notwendig die Mitarbeiter durch aktive Kommunikation und Abfragen in die zu treffenden Entscheidungen miteinzubeziehen: Wie „navigieren“ die Mitarbeiter jeden Tag durch ihre Aufgaben? Wann kommunizieren sie mit wem? Und wie nutzen sie welche Technologien. Denn nur so werden die Bedürfnisse des einzelnen Mitarbeiters identifiziert. Am Ende vom Schritt 1 steht sowohl eine Liste mit den Anforderungen der Mitarbeiter als auch eine des Unternehmens an den digitalen Arbeitsplatz.
Schritt 2: Auswahl der Technologie
Werkzeuge, die einen digitalen Arbeitsplatz ausmachen, können in vier Kategorien unterteilt werden: Kommunikation, Teamwork, Produktivität und Sicherheit.
- Für die effiziente Kommunikation sind moderne Lösungen wie Internettelefonie, Audio- und Videokonferenzen, Chats, Unified Communication-Anwendungen, aber auch die klassische E-Mail essenziell. Das Verhältnis zwischen Desktop und mobilen Endgeräten verschiebt sich dabei zunehmend auf den ortsunabhängigen Kanal.
- Für Teamwork werden Collaboration-Lösungen in Echtzeit eingeführt – darunter Filesharing-Lösungen, Projektmanagementsoftware, Social Intranet und Cloud-basierte Office- und Produktivitätsplattformen, die zum Beispiel das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument ermöglichen.
- Im Übergang zum Bereich Produktivität können UCC-Plattformen und IP-Telefone in CRM-Plattformen integriert werden, um detaillierte Informationen zu jedem Anrufer bereitzustellen und Daten aus dem Anruf in das CRM zu übertragen.
- Über alle Bereiche hinweg müssen die Sicherheitsstandards greifen, damit keine undichte Stelle im System auftritt. Schließlich sitzen die Mitarbeiter nicht mehr nur im Büro am Firmenrechner, sondern greifen mit mobilen Geräten oder privaten PCs auf relevante Dokumente zu.
Diese zweite Phase ist sehr wichtig, weil hier Partner und Anbieter ausgesucht werden, die das Unternehmen auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz begleiten und unterstützen.
Schritt 3: Umsetzung
Nachdem man sich entschieden hat, welche Bausteine des digitalen Arbeitsplatzes eingeführt werden sollen, fängt die tatsächliche Umsetzung an. Die digitale Transformation ist ein kontinuierlicher Prozess. Deswegen ist es empfehlenswert, die Funktionen zuerst im kleinen Kreis zu testen und so ein Team von Experten zu bilden. Durch ein erfahrenes Projektmanagement wird zudem sichergestellt, dass im Rahmen des fortdauernden Verbesserungsprozesses jeder Fehler und jedes Problem frühzeitig erfasst und behoben werden kann.
Schritt 4: Schulungen
Damit der maximale Nutzen aus den Investitionen in neue Technologie realisiert wird und die neuen Kommunikations- und Zusammenarbeitslösungen von den späteren Nutzern verstanden, akzeptiert und angewandt werden, sollten die Mitarbeiter bereits in einer frühen Projektphase aktiv abgeholt und einbezogen werden. Für digital- und lösungsorientiertes Arbeiten brauchen die Mitarbeiter neue Kenntnisse sowie Fertigkeiten, die durch Schulungen und Trainings vermittelt werden können. Dadurch wird im Anschluss ein souveränes und erfolgreiches Arbeiten mit den intelligent aufeinander abgestimmten Komponenten aller Systeme erzielt.
Mit kompetenter Beratung zum Erfolg
Durch über 20 Jahre Branchenerfahrung wissen wir: Jedes Migrationsszenario ist einzigartig und besonders. Haben Sie noch Fragen, wie Ihnen die Umstellung auf den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft in Ihrem Unternehmen am besten gelingt? Kontaktieren Sie uns: Wir sind gerne für Sie da!