Vielen Unternehmen steht dieser Schritt in den nächsten Jahren bevor: ISDN wird bis spätestens 2018 sukzessive abgeschaltet und der Wechsel zu VoIP-Telefonie steht bevor. Die Frage ist nun: Investieren Sie nochmal in einen klassische Telefonanlage oder wechseln die direkt zu einer cloudbasierten Lösung? In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Ihnen eine erfolgreiche Migration Ihrer Telefonie-Infrastruktur gelingt und welche Punkte Sie dabei beachten sollten.

Migration_cloud_telefonie

Leitfaden zur erfolgreichen Migration in die Cloud-Telefonie | toplink

Unter Migration in der Telekommunikation versteht man den Wechsel der Telekommunikations-Infrastruktur eines Unternehmens zu einer anderen Infrastruktur. In den meisten Fällen ist eine Migration sowohl mit einem Technologiewechsel, als auch mit einem Wechsel des Anbieters verbunden. Eine Migration stellt einen sehr sensiblen Prozess innerhalb der IT eines Unternehmens dar. Für einen reibungslosen Ablauf ist deswegen eine kompetente und sorgfältige Prozessplanung sehr wichtig.

Höchste Priorität: Ständige Erreichbarkeit trotz Migration

Während des Migrationsprozesses hat es oberste Priorität, dass sowohl die interne als auch die externe Telefonie zu jeder Zeit reibungslos funktionieren. Es muss gewährleistet sein, dass jeder Mitarbeiter für Kunden, Lieferanten und Kollegen zu jeder Zeit unter seiner gewohnten Rufnummer erreichbar ist. Im Optimalfall bekommt außerhalb der IT-Abteilung niemand etwas von der Migration mit (abgesehen davon, dass der Mitarbeiter unter Umständen einen neuen Telefonapparat auf dem Tisch stehen hat).
<pstyle=“color: #0073cf; font-size: 36px;“>Migrationspfad gut planen

Um den reibungslosen Ablauf der Migration zu gewährleisten plant das Unternehmen zusammen mit seinem zukünftigen Anbieter einen Migrationspfad, in dem die erforderlichen Schritte und die dazu gehörigen Zeitpunkte geplant werden. Vom Prinzip her spielt die Unternehmensgröße bei der Struktur des Migrationspfades keine Rolle: Das heißt, es macht keinen Unterschied, ob ein KMU mit 20 Mitarbeitern an einem Standort oder ein Konzern mit 500 Mitarbeitern an mehreren Standorten betroffen ist. Der Ablauf ist dabei stets gleich, jedoch haben das Volumen der Migration, sprich: die Anzahl der Telefone, und die individuelle Restvertragslaufzeit Einfluss auf die Dauer der Umsetzung.

Migration in fünf Schritten: Die toplink-Empfehlung

Ausgangspunkt der Planung ist der Zeitpunkt der Migration, an dem die neue Lösung final zum Einsatz kommt und die ursprüngliche endgültig abgeschaltet wird. Dieses geht häufig mit der Portierung von Rufnummern an diesem Stichtag einher. Oft, aber nicht notwendigerweise, fällt dieser Zeitpunkt mit einem Vertragsende beim alten Anbieter zusammen. Von diesem Zeitpunkt der Rufnummernportierung („Point of no return“) wird der Migrationspfad rückwärts berechnet.

Migration Schritt 1: Evaluation

Am Anfang stehen strategische Fragen

– Welche Anforderungen haben wir an das Produkt? Welche Funktionen sollen vorhanden sein

– Welche Art von Telefonie-Lösung wollen wir? Suchen wir eine reine Telefonie-Lösung? Was ist mit Unified Communications, Call Center Lösungen oder CTI

– Welche Produkte und Anbieter gibt es zu welchen Preisen am Markt

– Wer ist Marktführer in diesem Bereich? Gibt es relevante Produkttests, Referenzen oder Empfehlungen

– Wie hoch ist unser Budget?

Anhand dieser Kriterien wird eine Auswahl an in Frage kommenden Produkten getroffen. Anschließend werden die Anbieter kontaktiert und die Produkte von der Fachabteilung auf Herz und Nieren geprüft. Am Ende der Evaluationsphase stehen eine Entscheidung für ein Produkt und ein Vertragsabschluss mit dem entsprechenden Anbieter.

Migration Schritt 2: Planung

In zweiten Schritt steht eine detaillierte Planung des Migrationsprozesses im Fokus:

– Auswahl und Bestellung von Endgeräten: Welche IP-fähigen Tischtelefone, Soft-Clients oder Headsets kommen in Frage? Welche Mitarbeiter bevorzugen welches Endgerät? Welcher Lieferant bietet welche Konditionen und Lieferfristen an

– Verfügt das Unternehmen über eine ausreichend skalierte Breitband-Internetanbindung, um eine reibungslose VoIP-Telefonie sicher zu stellen? toplink empfiehlt 100 Kbit/s pro Sprachkanal

– Benötigen die Mitarbeiter eine Schulung im Umgang mit dem neuen Telefonsystem? Wenn ja: Wie könnte diese Schulung ablaufen? Wird dafür externe Unterstützung benötigt-

– In welcher Reihenfolge ist die Migration sinnvoll? Zum Beispiel abteilungsweise oder standortweise-

– Welches Personal haben wir intern zur Verfügung, um die technische Umsetzung der Migration zu begleiten? Wie sieht eine sinnvolle Ressourcenplanung aus? Gibt es einen Bedarf für externe Unterstützung?

Migration Schritt 3:Umsetzung

Im diesem Schritt werden alle in der Planungsphase entschiedenen Migrations-Maßnahmen in die Tat umgesetzt

– Konfiguration von Userprofilen im Web-Interfac

– Austausch, Konfiguration und Test der Endgerät

– Durchführung von Mitarbeiter-Schulunge

– Einrichtung von CLIP-no-screening pro User auf dem neuen SIP-Trunk

Wichtig für Migration: Konfiguration von CLIP-no-screening für outbound calls

Der neue Anbieter richtet bis zur endgültigen Rufnummernportierung provisorische Rufnummern für die Mitarbeiter aus dem Ortsnetz des Unternehmens ein. Das Einrichten von CLIP-no-screening stellt den wichtigsten Schritt innerhalb des Migrationsprozesses dar. Damit wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter jederzeit unter seiner bisherigen Rufnummer erreichbar ist (z.B. durch Rufweiterleitung) und vor allem, dass diese auch während der Migration nach außen übermittelt wird.

Bei ausgehenden Gesprächen (outbound calls) wird mit CLIP-no-screening sichergestellt, dass der angerufene Gesprächspartner nach wie vor die bisherige Rufnummer übermittelt bekommt.

Bei eingehenden Gesprächen (inbound calls) wird eine Weiterleitung von der bisherigen Nummer des alten Anbieters auf die provisorische Nummer des neuen Anbieters eingerichtet: Der Gesprächspartner wählt die bisherige Nummer und merkt dabei keinen Unterschied.

Bei diesem Prozess wird nicht zwischen internen und externen Gespräch differenziert. Am Ende dieses Schrittes steht die betriebsbereite Überführung der neuen Telefonie-Lösung in den Parallel-Betrieb. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt meist auch die kostenpflichtige Abrechnung des neuen Anbieters.

Migration Schritt 4: Parallelbetrieb

Im Rahmen des Parallel-Betriebs wird das neue System zusätzlich zum alten System in Betrieb genommen und in sämtlichen Anwendungsszenarien auf Funktionsfähigkeit getestet. Hier haben alle Mitarbeiter die Aufgabe, die neue Telefonie-Lösung kennenzulernen, sie auszuprobieren und ggf. diesbezügliche Fragen zu stellen.

Die Dauer des Parallelbetriebs wird solange aufrechterhalten, bis der Roll-Out und alle Tests erfolgreich abgeschlossen worden sind. Ganz wichtig: Die Mitarbeiter bzw. das gesamte Unternehmen haben in der dieser Phase stets die Möglichkeit zur alten Anlage zu wechseln – oder schon die neue Lösung zu nutzen. Dieses ist nicht nur aus technischer Sicht sinnvoll, sondern auch um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, die neue Lösung in Ruhe kennenlernen zu können, ohne dabei einen harten Schnitt zwischen neu und alt erleben zu müssen.

Migration Schritt 5: Abschalten der alten Lösung

Sobald die Rufnummern erfolgreich zum neuen Anbieter portiert worden sind, kann die alte Telefonie-Lösung abgeschaltet werden. Point of no return: Sind die Nummer erst einmal portiert, gibt es kein (schnelles) zurück zur alten Lösung mehr.  Ganz zum Schluss können Sie die alte Telefonanlage abbauen, denn mit ihrer neuen Cloud-Telefonie-Lösung können Sie auf On-Premise-Geräte und damit verbundene Investitionen getrost verzichten.

Mit kompetenter Beratung zum Erfolg

Durch über 10 Jahre Branchenerfahrung wissen wir: Jedes Migrationsszenario ist besonders. Haben Sie noch Fragen, wie Sie die Migration in Ihrem Unternehmen effizient planen? Rufen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne!